想要办好一场年会，是选择高大上的星级酒店？或是别具新意、出乎意料的惊喜派对？还是热热闹闹、人人参与的趣味娱乐场？亦或是精打细算，预算为先的内部解决？在挑选年会场所的时候，首先要从年会的形式出发，寻找那个最适合的呈现舞台！

年会的形式：

传统型/玩乐休闲/嘉年华/运动会/旅游/学习交流会

年会场地类型：

主流场地：酒店、餐厅、会议厅特色场地：主题度假村、主题乐园、私人会所、别墅人文场地：博物馆、创意园、剧院、体育馆自然场地：露营地、游轮、海边沙滩

不同类型的场地配置不同主题的年会活动，年会创意的呈现需要与活动场地相辅相成，而市面上可供选择的活动场所各有所长，各有特色，任君选择。

（1）主流场地：酒店、餐厅、会议厅

选择主流场地的优势在于这里场所的配套服务非常成熟，有丰富的活动举办经验，场地布置、餐饮、住宿水准稳定，是非常稳妥的选择。

特色场地：主题度假村、主题乐园、私人会所、别墅

满足一站式吃喝玩乐需求的特色场地，各类主题的度假村、别墅更偏向于休闲娱乐类型的年会/团建，在这里办年会主要是达到放松休闲的目的，犒劳员工，促进员工在玩乐交流中，提高融合度。

（3）人文场地：体育馆、博物馆、创意园、剧院

体育馆适用大型、超大型的公司年会规模，这类公司对于年会的预算配置直接拉满，既是年会也是一场盛大的品牌活动，办好了直接收获巨大的品牌效应，喜提热搜，成为“别人家的年会”，但这类场地较为稀缺，需要提前较长的时间预定排期，还需要专业的广告公司操作协办。

而选择在博物馆、创意园、剧院举办年会，在主题上限制较大，若有一个好的主题搭配如此有人文氛围的场所，能使得年会更加有仪式感、带来沉浸式体验。

（4）自然场地：露营地、邮轮、海边沙滩

选择自然类的场地会给人耳目一新的感觉，森林露营、沙滩派对，能够带动参与者的互动和娱乐，享受自然环境独有的清新美好。

而在邮轮上举办年会是一种独特、高格调的享受，邮轮上的玩乐设备、用餐氛围，以及精彩的表演节目，同时又能欣赏邮轮海景寻找活动场地，带来不一样的新鲜感。

选择年会场地要考虑的因素：

（1）档期、预算、价格

会场价格有着明显的浮动性的，会根据档期、预订率、上下浮动，因此在预定会场之前必须定下人数/日期/特殊要求，特别是还需要预定酒店住宿，商家才能确定是否有档期，根据实时数据准确报价，看是否适配公司的预算。

会场的费用包括但不仅限于：场地租借费用、茶歇、办公文具、场地布置、拆装费、停车费等等。

如果选择的年会场地更加复杂或者需要住宿、用餐需求，报价更要留意，避免因缺漏或沟通误解产生额外费用。

（2）现场勘查

对年会选择的场地必须要进行现场勘查，询价后预定前，去看场地是否能满足年会活动安排，设备装置能否达到预计的效果，如背景板、投影、会议设备、电子网络设备等等，在确定了使用这个场地后还要根据场地格局对活动物料适当调整。

另外也要对周边环境进行视察，留意会场周边的商圈、在建项目、交通限行等情况需要提前了解清楚，周边是否在施工，噪音是否会影响年会活动效果、客人入住效果、交通出入等等。

（3）其他特殊需求

1、如果有外籍人员入住要提前咨询酒店是否有外宾入住接待许可

2、了解菜单内容、最低消费，餐标、软饮酒水、开瓶费、清洁费等

3、特殊饮食要求（宗教偏好，素食者、避免过敏食物）

4、酒店临时接待其它会议临时违约的备选计划（与政府活动、国际性会议撞期）

5、演艺活动报备报批（大型活动需要广告公司协助）

（4）签订合同

一般情况下，大家都希望会议顺利进行，但不怕一万就怕万一寻找活动场地，一旦意外状况出现，正规合同才能保障双方权益，对双方的行为有约束力，为年会的顺利举行提供保障，即使临时变更，也要有后备计划即时待命。