无论是新闻发布会还是新产品发布会，参展企业在展会期间会议有以下四个关键要素：会议策划、演讲主题、前期宣传推广、现场指引和接待。

一、发布会前期准备

新产品发布会和新闻发布会所涉及的事情大同小异，一般来说，包括这几大部分：活动策划与主题确定、节目策划与议程安排，资料准备，与会人员邀请、沟通与确定，时间、场地落实与场景布置，产品展示、演示与信息发布，现场气氛控制等。

新闻发布会的前期筹备工作具体包括以下几项：

1、统筹安排工作人员

成立筹委会，组织相关的人员，并明确分工。一个新闻发布会牵涉到方方面面，各项工作相互联系，彼此交叉现场发布会，因而必须统筹安排。因此，在人员配置上应遵循“专业原则”、“平衡原则”、和“制度原则”。新闻发布会的筹办也可以请专业公关企业代理。

2、设定工作流程与目标

流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。

确定时间、流程和目标管理，并做好反馈、调整。时间的控制一般以时间进度表的方式来表达。注意在时间的安排上要合理，同时要留有余地。一般来说，前面的时间、进度安排的要紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。

三、策划与选择活动主题

一般来说，新闻发布会的活动策划主要包括以下内容：

1、大多数新闻发布会的整个过程就是讲话现场发布会，念稿件，例行演示。展览会前进的新闻发布会应该把重点放在产品的展示，而发言的时间，演讲稿件的字数应该控制在把问题讲清楚的长度，不宜太长也不宜太短，15—20分钟比较合适。

2、新闻发布会的主题可以有多种表达，常见的是在主题中直接出现“XXX发布会”字样，有的设有一个大主题，下面为主题，下面为正题，也有两者的结合。

按照国家新闻出版有关部门的规定，凡是主题中有“新闻”字样的发布会，需经国家新闻出版部门的审批，一般来说，实践中很多企业略去“新闻”字样，采用其他表达方法。

3、确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它变化将影响到整个发布会多的规格与规模，进而影响发布会的各个因素。

四、拟定具体操作方案

活动策划方案是指导整个活动的战略战术文本，供策划活动时用，因而一般只向展览会的核心成员提供。具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关企业指导整个活动的。