人力葵花kuihuahr

国内最大的人力资源学习型标杆组织，帮助HR成长，助力企业发展。

2020是五味杂陈的一年，疫情改变了每个人的生活，甚至整个世界，但它无法阻止我们继续向前。

这不，2021年会已经提上日程了。今年年会，对很多公司来说，线上年会不仅是一个要考虑的选项，而且几乎就是唯一选项。

那么，作为年会的主力策划人员，要如何策划一场成功的2021「云年会」呢？

01

线上年会形式

线上年会形式主要以「线下搭建主会场+第三方平台直播」为主。把传统的线下年会的场景、功能、环节搬到线上，通过第三方平台将主会场的内容同步直播出去，让未能去到主会场的员工也能参与进来。在互动方面，主会场可以通过连线的方式，让场外的的员工和嘉宾与主会场人员进行大屏互动对话交流。

根据场景和技术的不同特色年会策划，大致又可以分成三种类型：

一

实景搭建+线上直播

所谓的线下实景搭建就是将年会场景缩小到演播室，少部分人员现场参与，大部分员工都通过直播平台观看并参与互动。目前大部分企业常用的方式是将实景搭建地点放在公司或酒店。

例如：滴滴云年会。

演播室

演播室直播效果

员工观看直播互动

在这种方式下，如何通过年会与员工实现跨屏互动？

首先，需要将线下主会场的内容通过转播呈现在线上的直播间，并实现线下和线上的互动一致性。而身处在异地，无法到场的员工都可以进入到直播间观看，并实时进行线上互动交流。

其次，还可以通过分屏切换的模式，主会场可以连线某位员工或嘉宾，进行大屏互动对话交流，也可以将抽奖、投票等年会福利环节放在直播间来举办，目前市面上有很多第三方企业直播平台自带年会上的这些互动功能。

再来看2021年的腾讯新年晚会，首次采用“云年会”来替代每年线下参加的万人年会。而主会场就是在腾讯大厦的某个报告厅里面搭建而成，其他地区的分公司员工可以通过大屏在线观看年会节目、参与抽奖互动。

如果预算有限，我们可以通过抖音短视频、快手这种To C的直播APP来作为年会上的直播平台。互动玩法也是趣味十足。

譬如：今年的CoCo奶茶的云年会就是通过这种形式来策划的，非常吻合年会主题“认真玩出YOUNG”。

二

绿幕+虚拟合成+线上直播

这种形式在今年的云发布会上用的是最多的。通过搭建一个绿幕场景，使用虚拟合成技术，呈现虚拟舞美效果。

相比上面那种形式，这种比较费预算，虽然减少现场搭建的成本，但需要通过后期虚拟合成技术来呈现年会虚拟舞台的效果。使用这种形式最大的优点就是能保证舞美效果，但是在互动上是比较缺少，节目表演很难通过这种方式来实现。

所以，注重节目表演的年会就不太适合这种形式了。年终总结大会、优秀员工颁奖典礼可以通过这种形式来进行。

在直播形式上，这种一般都是提前录制好，通过录播的形式在直播平台上进行，其他员工可以在线上进行观看。

例如：哪吒汽车发布会、三星产品发布会。

哪吒汽车发布会

三星产品发布会

三

实景和虚拟的结合

这种玩法实现起来是最难的特色年会策划，一般都是预算比较多的企业才会这么玩。这种形式就是线下也有实景搭建的部分，但是最终呈现在直播间的画面，会结合虚拟AR技术，来做到意向不到的科技互动效果。

有两种实现的方式，一种是直接有多个场景，比如既有小现场的场景，又有部分虚拟的场景。另外就是在实景上，通过AR技术，增加虚拟效果。

例如：vivo产品发布会和索贝云年会。

以索贝首届云年会为例，不仅有通过绿幕+虚拟合成技术的舞台，还做了实景搭建的舞台，并融入虚拟AR技术，将吉祥物放置在主持人的身边。这种直播形式也是采用录播进行的。

索贝首届云年会

vivo产品发布会。

实景的虚拟效果

现场小场景

演播室现场示意图

02

线上年会流程

大致的流程包括：策划阶段、前期准备、场景搭建、集成推流、测试、正式活动、效果评估。

一

策划阶段

1、调研需求，确认预算

与线下年会相比，线上形式的需求调研主要是向老板确认年会形式，完全线上还是线上与线下结合？

△ 映客周年庆直播场地（部分）

接下来就是确定预算范围。以这两步定下基调，然后就可以联系咨询服务商，进一步确认方案了~

2、拟定方案

方案拟定的基本要素有：基础信息、年会内容、预算分配、工作分类。针对线上年会的特点，每项要素具体为：

基础信息：日期、线上参与方式、参与人数等

年会内容：

a.主演播厅：场地大小、场地布置、演播形式（绿幕特效还是舞台直播）

b.节目呈现形式：直播还是录好之后转播

c.主持方式：除了主持人，还要考虑是否需要制作特效让企业IP形象参与

d.互动方式：除了常规弹幕等形式，还要考虑是否需要跨屏连线、互动红包、人气排行榜、在线游戏等方式。

e.抽奖与兑换：抽奖方式可以有弹幕截图、ID滚动、主持人随机连线、员工同时连线主持人等等...

预算分配：场地、礼品、特效、技术及设备支持等

工作分类：活动文案、素材物料、场地布置、设备调试、节目筹备等

3、制定执行计划并推进

线上年会拥有跟线下完全不同的推进流程。不同时间线对应的准备事项也是不一样的，因此要格外注意。

将流程细化，倒推时间，将重点事项标红，就能得到一份清晰的执行计划表了。

△ 线上年会执行表部分截图

二

前期准备

在前期准备阶段，除了常规的内容准备之外，另一个重要的部分就是宣传引流。线上活动的参与度充满不确定性，前期宣传的力度相比线下，一定要做增强。

三

场景搭建

线上年会的特殊性在于，大部分参与者是通过镜头语言来参与年会，因此，现场部分的场景搭建，一定要重点考虑灯光、收音、摄像机位等，在做场景设计的时候，就要考虑每个机位输出的画面效果，所以做直播年会，要有电影电视导演的视角。

简单场景示意

四

集成推流

这一步主要由直播供应商来解决。基本的原理大致是：摄像机输送信号至导播台，导播台信号进行虚拟效果合成，再通过推流导播软件，推流到直播平台，嘉宾通过直播页面进行观看和参与。

大致可以看下图。

五

测试

线上线下结合模拟彩排。

跟线下年会彩排类似，最好进行全流程彩排。

除了内容的流程彩排之外，网络专线测试、互动测试、多地连线模拟、boss讲话模拟等核心环节需要仔细彩排。

直播测试

六

正式开始

活动期间，最重要的是保障活动顺利进行。

员工参与的网络环境维护，弹幕审核，突发事件处理等，需要着重关注。

1.签到入场：线上邀请，实时签到。前期通过邀请函的形式告知大家具体年会信息，在年会正式开始前，直播画面切到现场大屏幕，主会场可自行扫码签到，分会场的伙伴也能便捷扫码签到，对应的签到语和头像实时出现在大屏上。

2.暖场候场：在候场环节，主会场可通过播放祝福视频、音乐、弹幕、开始倒计时等方式进行暖场直播。

3.年会开场：主持人入场，介绍年会相关内容，各大分会场同步直播。

4.领导发言：如发言领导在主会场，可直接现场直播；如发言领导并未来到主会场，可考虑分屏连麦或以音频形式呈现。

5.节目表演：表演节目可以提前录播好，也可以直接现场直播，直播大屏可加入弹幕、点赞、献花、有奖激励、即时评分等互动玩法，甚至还可以设置全员游戏，让全体员工通过手机参与进来。

6.抽奖环节：此环节是整个年会的高潮部分，抽奖形式可以多种多样，如刷屏红包雨、大屏微信头像滚动抽取幸运儿等。

7.颁奖环节：颁奖环节可通过分屏的模式，现场连线获奖员工和获奖团队，发表获奖感言。

8.退场：年会结束后，关闭直播平台，分会场人员退出直播间，主会场人员有序撤离会场。

七

效果评估

直播结束后，可以生成内容回放，进行二次传播。

同时，由于在线的特殊性，数据可以充分量化。

前期预热哪些引流效果较好？

哪些员工积极推广扩散？

哪个区域的员工参与年会更加积极？

哪些环节观众参与更加活跃？

哪些节目更受欢迎？

……

强大的后台，可以为活动的效果评估，提供全流程的充足的数据支持。

效果评估示意图

03

线上年会难点

1.直播平台选择：在选择直播平台时，我们需要考虑的问题有：平台费用如何计算、平台对外开放接口是否足够、平台互动方式有哪些、服务器最高可承载多少访问人数、分会场人员通过什么渠道进入、直播时是否会产生延时问题、是否支持分屏连麦、直播清晰度是否能够达到晚会要求。

2.主会场和分会场网速：想呈现一场清晰流畅的直播年会，对网速和网络稳定性的要求极高，策划人员需提前测试，如网速达不到要求，则需提前做好应对措施。

3.主会场人员调配：总导演、摄影摄像人员、导播、主持人、表演人员、奖品负责人、到场嘉宾、连线嘉宾都需提前确定好，并再三确认各自的分工安排及时间流程，确保年会当天不出错。

4.年会流程：策划人员一定要准备一份详细的年会流程，关键环节还需做好应急方案，以便出现问题及时处理应对。

5.氛围营造：线上年会的氛围营造尤为重要，可通过设置全员互动游戏、视频特效、创意抽奖等环节提升氛围。

04

线上年会注意事项

除了以上内容，还有一些大家比较关注的问题，这里给出一些参考意见，希望对大家有所帮助。

Q1：直播对场地网速有什么要求？

直播网络的需求正常情况下需要保障20M的专网；观看网络需求则要视观看人数而定。如果公司网络不符合条件，一般线上年会服务商可以提供专线或5g移动网络。

Q2：跨屏互动对分会场的机位或摄像有什么样的要求？

跨屏互动设备需要根据互动的复杂程度来定，如果形式很简单，那么电脑摄像头+云导播就可以实现。如果互动模式复杂，就需要增加对电脑、摄像机、网络等设备的要求。

Q3：直播平台怎么选择？

选择直播平台主要需要考虑以下两个因素：观看人数、互动方式。

不论是100人还是2000人、国内还是海外，我们常见的直播平台或者钉钉、腾讯会议等都可以做到；如果想要比较经济优惠的，可以考虑微赞等平台。

如果互动要求高，则主要考虑平台开放的接口是否足够。互动越多，需要开发的功能越多，费用相对也会高一些。

Q4：直播间内外场景互动，技术难点有哪些？准备多少台摄像机？

互动的技术难点主要在于时间差，时间差越低效果越好。摄像机的数量需要根据年会情况来定，一般情况下3-4个机位即可。场景越多，则机位越多。

Q5：抽红包需要什么软件？是否需要单独开发？收费价位如何？

发红包功能主流的直播平台都会有，一般不需要单独开发。但是有些平台会收取手续费，需要留意对比。

Q6：特效包装一般有哪些环节需要用到？

线上年会的特效主要涉及绿幕虚拟演播厅、虚拟主持人、指定环节如领导发言、节目表演的AR特效包装、还有线上实时互动等。

Q7：活动结束之后的总结如何做？

线上年会的总结需要统计后台数据，结合观看时长分布、各时间段同时在线人数、观看地域分布等数据，分析年会各个环节效果，积累经验。

其实做线上云年会，大家最后只要记住3点就够了。

1、确保现场网络流畅；

2、找一个稳定的第三方企业直播平台，最好自带年会上需要的互动功能，并提前测试平台的稳定性和相应功能；

3、一定要找专业的摄像团队和视频制作团队。