上周日（11月24日）一个朋友给我介绍一个他的亲戚，刚大学毕业在公司做人力，没经验但是有热情，年底了接了组织公司年会的活儿，想在公司年会让领导刮目相看。
他给我打电话说了情况，我比较忙说让他百度一下，能搜索到很多关于年会的流程及方案。
他说：看了一圈儿，说的好像是那么回事，但还是不知道从哪下手。
这个朋友的亲戚遇到的情况不是个例，以前也有很多人跟我请教过，我决定整理一些我得经验分享给在这方面有需要的朋友。
零经验也能出色完成任务。废话就不多说了，从我是如何思考的，以及一步一步的构建了整体，对细节的把控，最后成功举办了一场完美的年会，获得公司领导以及同事的一致好评，现在想起来还是很开心的，虽然这件事自己过去6年了。
第一步：偏策划，办理年会都有哪些事要做，主要指前期准备阶段？准备一张A4白纸以及笔，把你能想到的事情模块写出来，不妨尝试一下。（别犹豫，赶紧行动吧）
把上面罗列的事情按照顺序做进一步的处理（部分事情分拆出来）：
B0SS：小张，咱们今年搞个年会，你来负责啊？有没有问题？
小张：好的，老板，没有问题，那我想和您确认一些信息
BOSS：你说吧
小张：主要确认一下4个细节信息，后续我再进一步推进与汇报
第一、年会有很多种形式，比如出国旅游、工作汇报+演出、演出型，我个人建议，我们采取演出型来做今年的年会。
第二、咱们办理年会的时间，选择年前还是年后，如果在年前，建议在2020年1月10日周五或1月17日周五。（也可以考虑住宿一晚，此方案按照不住宿）
第三、咱们公司200人，参加人员为全员参与。
第四、咱们今年年会的预算是多少？
BOSS：预算按照人均800元来核算吧，控制在16万以内，其他的你来定就可以。
确认信息：
2020年1月10日或17日举行公司演出型年会
参加人员200人，预算为16万元。
以下事项计划花费的时间为：最长3天
主题：有新意，且符合公司的理念，以及展示了公司未来的发展。
采取的策略：发挥群体的智慧，可以找公司有想法的一些员工、部门总监、文案、策划一起讨论，想一个主题，同时也增加其他人员的参与感，更能推进年会的相关工作。
（保持谦虚的心态，我们的目的是完成此事，把自己放平放低，这样也好推进）
参考主题：
用心前行，腾飞2020
匠心传承●筑梦远航
启航●颠覆●蜕变
传承●聚变
传承●聚变的解释：继续传承发展2012优秀的产品（精神），同时也需为2013研发新的产品（人才），从而达到超越优秀的2012；聚变是一种化学反应，聚变是由质量小的原子在一定条件下，产生化学反应，从而产生新的原子核并释放巨大的能量。2013新的一年，希望我们为了自己的业绩，团队的荣誉，企业的发展；像核聚变反应一样年会通知，释放出自己最大的能量，为自己，为团队，为企业做出贡献。
地点：（可以找会务组人员协助沟通酒店信息）
找酒店的会场有以下三种方式为优先：
1.找身边认识做会议/酒店的朋友推荐；
2.找酒店哥哥网站寻求帮助（免费的）
3.个人从携程或艺龙网（订房网靠前的2家公司）上去搜索。
找酒店要关注的点：是否满足所需（舞台+容纳20桌的会场）、交通的方便性、舞台LED是否可以搭建以及搭建的尺寸（酒店LED基本很贵，且屏幕小）、挂横幅的尺寸、是否有足够的空间摆放签名墙、宣传展架、横幅的尺寸等。
经最后确认，选择酒店1，酒店场地及晚餐费用76000元（不含酒水），占总预算的47.5%。
最后确定的酒店必须签订协议，将每一个细节写进协议里，避免出现问题。
一般需要缴纳30%的定金。
奖项：
注意事项：
A、奖项的设计尽量要做到合理，一般颁奖+抽奖占总人数的20%-30%。具体根据实际可调整。
B、颁奖获奖的人员名单，一定要有统一的评价标准，否则会造成员工的不满，不公平，这样配合度会降低。
C、为了每个人都会有收获，可以设计进场礼包，详见下。
第一、颁奖（仅罗列一些最基本的，实际上可以去创意很多有新意的奖项，写此文的目的是梳理年会整体的流程及推进的事项）
1.优秀员工奖（15个） 奖杯+荣誉证书+500现金红包
2.最佳业绩贡献奖（3个）奖杯+荣誉证书+1000/800/500元现金红包（排名1-3）
3.最佳新人奖（5人） 奖杯+500现金红包
4.感动瞬间（上线为5人，不够也不用去凑数）奖杯+ 500现金红包
5.最佳执行力团队奖（1个）奖杯+2000元现金奖励
总计颁奖现金为16800元 奖项共29个，个人28个，团队1个。
备注：
1.优秀员工奖：优秀员工的选拔标准参考全年的绩效考核+部门领导的推荐+多数员工的工作认同等，在和部门沟通前，前期一定内部做一个名额的配比，把15个人根据各部门的占比，拆分到每一个部门，再进行细节的修正，尽量达到合理，大家无异议。
特别提醒：如果名额确实有限，有些时候主办年会的部门（一般为行政或人力资源）自动放弃名额给业务部门，会获得更多的尊重以及认同。
2.最佳业绩贡献奖：入职次月算起，业绩总额除以月份，平均单月业绩最高者，评选1、2、3名（确实存在很多不满一年的员工做的很好，采取这种方式，很公平，而不是以总业绩）
3. 最佳新人奖：入职半年以内（2019年6月1日后入职），工作主动认真、工作效率高、完成任务好、分配任务态度积极等方面考核+部门推荐方式产生。
4.感动瞬间：具备感动的事迹案例，能体现对于社会、公司、他人所传递的正能量的真实事迹，倡导积极的行为。
5.最佳执行力团队奖：综合考核因素+总经理推荐+内部评定而产生。
6.以上名单确认后，报批总经理，审批后与部门沟通，对于上报名单，但未在名单中的，做好与部门负责人的沟通，得到理解。
第二、抽奖
1.特等奖：1个 华为 mate30pro 手机【5G版】 7999元
2.一等奖：3个 微麦（vmai）M100S微型投影仪 1500元/个*3=4500元
3.二等奖：5个 森海塞尔（Sennheiser）GSP 107 399元/个*5=1995元
4、三等奖：9个 商务多功能带充电宝笔记本子（可定制LOGO） 188元/个*9=1692元
特等奖-二等奖京东购买即可，三等奖商务本子带电源带U盘需定制，工期10天左右，直接在淘宝搜索就可以找到。
总计抽奖数量18个，金额为16186元。
第三、进场礼包
进场礼包包含：年会手提袋+现金红包+抽奖券+1本书籍（内容可以自行添加）
现金红包分类：
100元-5个、50元-20个、20元-80个、10元-105个 合计4150元
购买书籍预计消费30元/1本，合计6000元
因此进场礼包预计费用10150元
奖品效果图：
物料：在此阶段，可以设计的物料为礼包相关、场地布置，关于节目的报幕或背景图片设计需要等待节目确定后。
以下设计可在一周内完成。
进场礼包设计：
1.年会手提袋：240个（预留多一点，以防万一）（设计完成后印刷）
2.抽奖券：可撕下其中的副劵，数量240张，编号从001到0240（设计完成后印刷）
3.年会红包：因年会临近春节，因此可以多做一些红包，员工带回家用，淘宝上有相关的厂家可制作，周期一周左右。可制作数量1000个，淘宝价格很便宜。
会场布置设计：
1.年会主背景（LED显示使用）
2.年会副屏背景（场地大的话，可按照3块LED，中间大为主屏，左右两边为副屏）
3.签到墙：需根据场地的标准来设计合理尺寸，一般可选择为2米*6米（越大越显气势）
4.展架若干：主要看宣传的内容，比如年会主题、企业文化等
5.年会参会证：数据240个，直接在淘宝购买，设计背景。
6.主持人手卡：A4纸张1/3大小即可。
以上印刷费用预计7000元。
设备：专业的人干专业的事
注：可以找三家专业LED服务商沟通及洽谈，设备包含红地毯、LED屏幕、音响以及舞台灯光。如上面场地可搭建40平米的LED，市场高清LED2.5的为200元/平米，加上其他费用预计花费13000元。
以上跟进的事宜完成后，制作一张预算表+其他杂费清单，对于汇总的金额如超过预算，可进行调整相关项目。
以上预计支出在预算范围内。
根据以上内容，制作一个汇报文件，报公司领导审批及确认后，继续推进下一个事宜。年会事宜的推进，避免做完了全部调整，因此采取阶段性的汇报，以便于及时的调整。
通知及宣传：（前期准备了这么多，是时候在公司内部发布年会的通知及宣传）
1.可以找设计，设计一张符合主题的图片，包含信息主题、时间、地点。
2、再做一个精美的PPT或公众号预览模式下的文章，发布到公司内部群，尽最大可能做的美观、有亮点（可以借助一下公司的文案来协助），内含主要模块内容：
注：PPT模板可以从演界网/熊猫办公等网站下载，有些PPT是需要成为会员才能下载或单独购买。
节目征集：（欢迎大家积极参与）
假设12月2日开始筹划年会， 12月6日基本完成了前期的事宜，公布通知在12月9日，至少预留出1个月的时间，给部门准备以及排练，毕竟还有专职岗位工作要做，需要我们不断的去沟通及跟进，塑造一个积极的氛围。
节目要求：
1、选送节目主题积极、内容健康、形式多样，展现公司员工积极向上精神面貌和时代气息
2、节目形式不限，鼓励突破传统框架，促进各种艺术形式结合，欢迎大胆创新。
年会节目形式：
1、声乐：通俗、民族、美声、组合、合唱等
2、舞蹈：民族舞、现代舞、街舞、拉丁舞等都可（尤其欢迎模仿秀之类的特色舞蹈）
3、表演：小品、相声、戏曲、音乐剧、走秀等
4、特长节目：武术、魔术等
5、也可以小品剧本、相声剧本等节目剧本的形式参与
6、开场舞：欢迎帅哥美女们参与
推动进度：
1、上报要求附上节目名称、类别、伴奏曲目、表演时长、表演人数等，如下：
2、节目上报时间为12月12日，12月13日-12月14日对选送节目进行筛选及评审及确认。
会务组对接人：XXX 发送邮箱：
获奖推荐：
1、公布时，获奖的名额不在内容中体现；
2、优秀员工获奖的各部门人员，一定要提前和部门沟通好，做好名额分配年会通知，举例如下：
（如名额紧张，年会组织部门（人力资源部）放弃名额）
3、提交时间截止到12月13日。
公司VCR：
制作公司VCR根据公司的需求而定，目的是暖场以及回顾一下过去的一年，可以用最省钱的方式来做，大家参与，在播放VCR之后，可以做一个倒计时。
倒计时直接在熊猫办公PPT网站，搜索倒计时，会有很多素材，直接可用。
年会倒计时分为以下几个部分：（最省钱的方式）
1、视频片头（可让公司设计或会做视频的员工协助，搜索AE素材，进入相关网站，直接下载模板，更换一下内容即可用）
2、总经理寄语和部门负责人表祝福与激励（语言方面可以自创），现在手机设备或借一个相机拍摄一下即可。
3、各部门拍摄一个整体祝福。
4、企业成长点滴：这个需要收集尽可能多的一些事迹及照片，找一个公司做PPT的高手，做成效果，完成后加入音乐，导出MP4格式视频。
以上模块简单剪辑以及转场过度处理一下，即成为公司的VCR。这是不花钱还不用花费太长时间去做的事。
当然花钱去请人做是最优的选择，毕竟人家更专业。
第二步：偏执行，年会所需要的文件制作、跟进、安排、督促、沟通等。
本内容计划从12月9日开始落地执行，并持续的跟踪，以清单（或者制作一个甘特图）的形式，督促与跟进，保证各项事宜正常的进行。
本模块预计花费的时间为10天，截止到19日全部准备完毕。
1.确定会务组成员，分模块以及工作内容去监督与推进，计划会务组人员3-4人即可。
2.具体跟进的事项以及内容如下：30项工作清单
注：以上事宜除特别标注外，基本在12月31日前完成，对于节目，需要持续的督促与沟通。
针对表演的节目，找一些背景素材，达到的效果会更好，如下：
第三步：偏内容以及细节的把控
以上清单要持续的跟进以及沟通，保证高质量的完成每项内容。
以下是后续细节的内容把控以及整体的梳理：
1.节目单
节目单一般分为几个部分，每个部分结构如下：（以下节目形式仅举例而已）
A、开场舞及倒计时
B、节目（朗诵+唱歌）+颁奖（最佳新人奖）+抽奖（三等奖）
C、节目（相声+舞蹈等）+参与游戏+颁奖（优秀员工奖）+抽奖（二等奖）
D、节目表演（话剧+唱歌）+颁奖（最佳业绩奖+感动瞬间）+抽奖（一等奖）
D、节目表演+（小品等）+颁奖（最佳团队执行力奖）+现场互动+抽奖（特等奖）
2.主持人稿：（内容略），但需要准备三份，并标注音乐、背景图片等信息，三份分别为屏幕控制人员、现场负责人一份、话筒管理人一份。
3.整个年会流程的编写：（具体内容略）
A、播放公司VCR
B、开场舞
C、播放倒计时以及有请主持人上场（此刻上场）
D、节目演出（实施节目落地的时刻）
E、演出结束及祝酒词
F、晚宴
4.合影流程（在会场）
A、搬一排椅子放在舞台上，公司领导及部门负责人，拍一张；
B、优秀员工上台，拍一张；
C、所有获奖员工上台，拍一张；
D、所有参演的演员上台，最后拍一张；
D、如果希望有大合照，可以找专业照相公司，提供架子（只要报人数对方就会准备）
第四步:动员大会，年会前三天
所有的准备以及努力，就是为了年会当天的效果。
动员大会（感谢、、鼓励、年会整体流程、工作分配、密切配合、每件事情落实有人管）
参加人员：
1.年会负责人及会务组成员
2.主持人
3.其他部门协助年会现场的人员
4.人员分配（仅供参考，最大化的节约现场的人力物力，不同时段负责不同内容）
好了，就写到这里，花费了我超过10个小时的时间从零开始编写，希望能够帮助你。
如果你觉得好，别忘了给我点赞哈。
2019年12月5日星期三更新
为了更好的帮助正在做年会的小伙伴，节约大家的时间，汇总了一些素材，分享给大家，具体如下：
1、LED大屏素材—大小12.9G（原文素材文件40G，考虑下载问题，删减了一些）
2、颁奖与抽奖PP模板
3、倒计时视频-2个
4、年会音乐分享30个-按照顺序已排列
5、文件最后，年会事项清单
压缩后文件大小：12.9G
如有需要，请关注后私信留言索取.
