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随着海南旅游景点的热潮出现，使很多海南会议旅游业务激增，给很多需要会议旅游的单位目光纷纷投向了海南，海南会议旅游一时间成为了炙手可热的会议旅游地区，需要预定海南会议旅游的单位企业需要开启海南会议旅游的需要首先预定会议旅游机构，进行人员核实，计划安排，组织计划等程序，实现有计划有安排的继续会议旅游。下面我们一起看下需要准备些什么基本东西吧。

会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施海口会议场地费用，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、 台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非 台发言线路时也可能需要另外的预算。

会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等海口会议场地费用，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

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