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出租会展场地|【会展知识】展览项目运营业务的构成与管理特点

2023-01-11 03:03:54 发表

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展览项目的运营管理,指租赁展览场馆和以展会现场服务为对象的业务管理工作。

在展览项目管理中,运营管理与营销管理、销售管理并列,作用重要,不可或缺。

以展会现场服务为中心的运营业务,是主办方在向客商交付产品环节中提供的基础性业务工作。

一、运营业务的构成

展览项目运营业务的范围,一般包括以下三个方面。

租赁展馆 | 是主办方举办展会的先决条件之一,也是展览项目筹备期间的重要工作。

展前服务 | 是主办方在展会开幕前所开展的业务工作。为客户提供信息服务,为展会现场服务配置所需资源,是其主要工作内容,

展会现场服务 | 是主办方在展会现场为参展客商和观众提供的系列服务。

二、运营业务的特点

一是,以展会现场服务为中心。无论是租赁展馆,还是展前信息传递和配置相关资源,直至展会现场的相关业务事项,都作用于展会现场服务。

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二是,以参展客商和观众为服务对象。便利客商参展、观众参观,是运营业务的出发点和归宿点。

三是,以事务性工作为业务特色。集中于展会现场的服务工作,基本属于事务性质出租会展场地,且事项繁杂,社交密集,易生矛盾。

三、运营管理的优化

优化展览项目运营管理水平,可以采取以下措施:

首先,从产品交付的意义上认识运营管理的重要性。

卖家向买家交付产品出租会展场地,是所有交易不可或缺的环节。主办方(展览项目)向参展客商交付产品的场合是展会现场。以展会现场为中心的运营业务所展现的服务,是这一过程中集中性、综合性、体验性的服务,直接关系到买家接受产品的满意程度。

因此,主办方(展览项目)应将运营管理与销售管理和营销管理置于同等重要的位置,抓实做好,管理到位。那种将客商按参展合同交款即作为完成交易而忽视产品交付的意识,是完全要不得的。

其次,将运营业务纳入项目管理体系。

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运营业务的相关事项、工作目标及工作进度,须列入展览项目工作计划。相关事项的服务标准和业务流程,须按专业化要求制定操作规范。要安排专人负责管理运营业务,明确业务考核方法,避免项目经理“一把抓”或临时“抓差”。

第三,通过业务外包提升专业化服务水平。

展会现场以主场服务为代表的业务外包,已是展览项目运营管理的大趋势。此举有利于服务专业化,有助于主办方(展览项目)集中精力统筹产品交付的服务工作,以及展开下一届展会的推广工作。尚未外包服务的主办方(展览项目),可以借鉴经验,估算外包成本,考察服务提供商,有计划地实施这方面工作。

说明 | 以上内容是正在编著的《展览项目管理》一书中第八章的一部分。欢迎指正。

此书由张凡、张岚合作编著,预计2021年由华中科技大学出版社出版。

《展览项目管理》第八章为“运营管理”,目录如下:

第一节 业务构成与特点

一、运营业务的构成

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二、运营业务的特点

第二节 展览场馆租赁

一、展览场馆的选择

二、洽商签订租赁展馆的合同

第三节 展前工作事项

一、展会行政许可的申办

(一)提交展会公共安全工作方案

(二)展会行政许可办理程序

二、展前的信息服务

三、展会现场服务的外包

(一)外包服务事项

(二)外包服务机构

1、总包(主场服务)

2、分包

(三)订立外包服务合同

四、展前的物料准备

(一)列明物料清单

(二)编制文本资料

第四节 展会现场服务事项

一、展会现场服务事项的构成

二、展会现场的安全管理

(一)展会现场安全管理事项

(二)展会现场安全管理要点

三、展会现场服务的管理措施

第五节 优化运营管理

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