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提示行政事业单位会计：专注业内 心无旁骛

前言

会议是各级党政机关上传下达、经验交流、述职述廉、评审座谈等各项工作开展必不可少的方式之一，它和培训费、“三公“经费是审计的必审内容，随着“三公经费”控制和规范越来越严，会议费因为较人员经费等弹性大，往往成为一些行政事业单位混水摸鱼、夹藏私货的容身之所，也成为审计部门关注的重点。现将此文转载，随机点评，让大家了解其变脸的招术以及如何规范使用管理和报销。

会议费使用中存在的问题

会议费是与召开会议有关的一切合理费用，主要有场地租用费、资料费、交通费、进餐费、住宿费等，是公用经费支出的重要组成部分。而有的单位将会议费“万能化”，把一些不合规、与会议无关的其他费用统统归集到在里面，这使得会议费成为一笔糊涂账。审计中常见以下问题：

内部管理方面的问题

1.内控制度不健全。如列支会议经费，无预算、结算清单或明细项目、无会议相关文件材料;有的会议经费先行支出但未见书面审核;有的会议经费发票真实性难以确定或报销票据不规范;有的会议经费结账模糊;有的开票单位为宾馆、酒店、旅行社等，但没有写明具体提供哪些会务服务，实际上，有的开票单位甚至根本不具备承办会务服务的资质。

如某单位会议费中有一笔金额高达50万元的支出，附了6张某企业发展公司开具的发票，其中5张金额9.3万元，1张金额3.5万元，但并没有相关预、结算清单，也没有会议议程、会议签到等佐证资料。会议是否真实，内容到底如何不得而知。后经过查询，该公司根本不具备承办会务服务的资质。

金额巨大，却无相关资料佐证，这是明摆着送肉上砧板，毫无疑问其间存在猫腻。

2.混入超支招待费。受公务招待费预算限制和报销要件约束，不少单位为防止超支，就采取各种手段掩盖公务招待费超支的现实，粉饰财务报表，最常见的就是将部分业务招待费转嫁到会议费上。一些单位把超支的业务招待费变成宾馆、酒店等开具的会议费发票，同时，私人请客、宴请领导、朋友聚会等私人交际目的的招待费也堂而皇之地出现在其中。公务招待费摇身变为会议费，貌似找到合理的支出理由，以逃避相关部门的监督检查。

如某单位会议费中有一笔金额为8万元的“购礼品”支出，附某大酒店开具的发票，但没有礼品发放清单，也没有会议相关文件材料。经过与单位沟通，了解到该笔费用其实应该列入公务接待费，由于当年公务接待费已经超支，为了粉饰财务报表，所以挤占了会议费。

以“购礼品”为名报销不仅是违规，甚至是违纪了，罪加一等。

3.会议费转嫁下属单位。不少单位为了逃避监督检查，将部分会议费转嫁给下属单位，由下属单位分散列支。

如某单位的几笔会议费会计凭证摘要显示为上级单位召集会议，后面只有几张酒店发票和消费卡发卡公司的发票，经过与该单位核实，确实是为上级单位列支的有关费用。

这种情况似乎还好一些，毕竟开支内容真实，而且是替上级单位背锅，事出有因，情有可原。

违规变相支出

1.变相公款旅游。有的单位利用异地开会，包含所谓的参观考察，将会议费进一步创新拓展为夹带旅游功能的变相公款旅游。一张旅行社或旅游公司发票，不仅包括往返旅费、住宿费、旅游景点门票等，还包含礼品、纪念品等额外福利。于是，会议经费被用于参会者的福利工具，有的还延伸到家庭成员、亲朋好友，甚至作为邀请相关部门异地开会的礼尚往来用途。在这种情况下，开会地点往往都是热门旅游路线，而会议后没有任何与会议有关的议题与成果。

如某单位会议费有一笔报销单后附两张某开具的发票，金额共计28万元。报销说明为某政府部门15人考察培训费，但没有预算、结算清单。经询问，单位经办人员拿出了为这些部门提供技术维护支持服务等合同，该笔款项就是单位将会议费用于支付业务联系单位考察培训费的生动例子。

变相旅游这种现象在八项规定以后似乎鲜有耳闻了，风头之下高压线不敢乱碰，容易被举报，组织者也不想因小失大会议场地租用费，丢了乌纱帽。

2.变相公款送礼。一些单位为了所谓的业务发展需要，将财务上无法报销的购买礼品支出，换开发票变为会议费逃避监督，有的还将对上级部门的节日慰问、礼金，参加有关单位的开业、奠基和搬迁等的礼金支出转嫁到会议费上，更有甚者，直接把会议费预存进宾馆、饭店或会议中心的专门账户，用于自己或小团体的后续高档娱乐消费，或授权、馈赠利益关系方的签单消费。

如某单位会议费有两笔报销单摘要分别为某系统调研会务费、与某单位共建活动会务费，金额分别为18万元和36万元，附“”开具的发票和“商业高新技术发展公司”发票。经过查询，两家公司分别运营和管理两种预付费储值电子支付卡，但是报销单后没有附发放清单。经过向单位有关人员了解，是为了工作顺利开展，赠送给上级单位、兄弟单位或业务往来单位。

其实一些单位之间正常的礼节性、赞助性支出，比如与社区共建、军民共建等等，属于合情合理的开支，如果是以现金形式，倒不如大大方方要求对方开具捐赠票据，据以入账，不必挖空心思去躲躲藏藏。

套现滥发福利、私分

1.套现发放职工福利。有的单位为了提高整体福利待遇，解决资金来源途径，

扩大额外收入列支渠道，弥补规范津补贴后的所谓损失，采用会议经费发票套取现金发放职工福利，如由宾馆、酒店代为购买各类消费卡、健身卡等发放给职工作为奖金、补贴，或代为购买职工年货、月饼、粽子等，然后用宾馆、酒店加上手续费后开具的会议费发票列支。

如果造假手段高明，各类附件齐全，这种问题也不易查出，往往可能会授意增加会议规模、人次来提高预算，套取预算标准和实际支出的差额予以福利化。

2.套现返利受贿私分。虚增会议费支出并返利的现象已成为宾馆、酒店业拉拢客户的“潜规则”。有的宾馆、酒店为招揽客源，对会议组织者实施返利行贿。因此，个人会凭借会议组织及结账的职务便利，将储值卡等套现资金放入自己腰包，这实质是贪污行为。有的单位为套取专项资金，在财政资金预算支出中故意做大会议经费，虚列会议成本套现设立“小金库”。有的单位隐瞒召开会议取得的收入，经费结余账外存放或私分;有的单位将会议结余资金存放在承办单位套取现金;有的单位没有将会议购置的设备和器材入法定账套，形成账外资产，或者挪为私用。

个人收回扣拿返点就不易察觉了，除非延伸至宾馆、酒店，审计一般也不会那么认真卖力。

会议费审计的对策

会议费的管理与使用是审计的重要内容，审计时重点关注以下内容：

会议费管理与使用程序方面

1.审查会议资料的齐全完备性。会议相关资料包括计划、审批、举办过程、财务收支等资料。包括举办会议的依据文件、申请报告，会议经费来源和使用的预算报告;会议名称、地点、天数、人数、议程、经费来源与额度，审批签字情况等;举办资料包括会议名称、地点、议程日期表、参会人员签到表、会议主要材料等。

财务收支资料则需视情况而定，如果是委托办会，需要附受托方的结算明细清单、票据、合同等;如果自办会议，需要办会经费使用明细清单;如果是大型会议，要有物品或设备器材等购置和使用清单，制作工程或服务的承包劳务合同;涉及大额经费还要有招投标程序，最后是决算报告等资料。

2.审查资金来源合规合法性。如会议经费是财政资金，要审查会议经费是否有立项、预算计划等相关审批手续;如经费来自其他渠道，要查看是否有向下属单位或有业务往来单位摊派会议经费的情况;同时，还要审查会议的立项、预算计划、实际筹资与开支的差异性，判断资金来源方面是否存在的其他问题。

3.审查审批程序的健全合规性。会议经费的审批程序是否健全，是确认举办会议活动合法性的重要依据。举办大型会议或活动须报请相关部门审批同意，其中申办、承办和举办国际会议或活动还须履行外事审批程序。有些单位可能没有建立健全会议经费管理制度或办法，可以先比照行政和财政管理体制会议场地租用费，办理会议经费的审批程序手续。如果没有相应的立项批件和预算计划，相关经费就不得列支会议经费。

4.审查大型会议相关内容是否履行招投标程序。有些大型会议需要租场地、器材、布展、运行管理等，内容较多。一些主办单位为了方便，将会议交由相关公司协助承办，并支付一定的服务费。根据《政府采购法》和政府集中采购目录的相关规定，对政府采购服务项目，单项达到一定金额以上就必须进行公开招投标。因此，审计要关注这些承办公司的确定是否经过公开招投标。如果应公开招投标而没有履行该程序或“明招暗定”，要进一步审查是否有相关人员以权谋私或利用职务之便收受贿赂的情况。

会议费管理与使用过程方面

1.审查收支的真实完整性。审查会议费收支的真实完整性、财务处理的规范性是会议经费审计的关键步骤。通过核对出席人员签到表，收款收据等，审查是否存在隐瞒收入的情况。如果涉及商业赞助，还需要审查赞助收入是否全额纳入收入管理。

2.审查使用的合法合规性。根据会议费使用中出现的常见问题，在审计中要仔细核对会议资料，计算住宿人数和天数等，准确核实会议费;仔细查阅场地租赁协议、餐费的消费清单，交通用车记录等，识别会议费真实性。

必要时，要延伸审计下属单位，核对会议方案、内容、规模等，数据量较大时，可采用年度趋势分析法，观察审计时间段内数据是否有异常，查看是否存在与下属单位无关的会议费支出。

3.审查结余和物资处理合法合规性。根据规定，召开会议取得的各项收入必须统一纳入预算管理，属于财政资金安排的会议活动费结余应全额上交财政。因此，要审查是否存在隐瞒会议经费结余，账外存放的情况;是否有未经审计，自行结算的情况。

必要时，要延伸审计会议承办单位，审查有无将会议结余资金存放在承办单位形成账外“小金库”的情况。一般会议购置的设备和器材等都应登记入账，会议购置或赞助取得的各项财产物资在会议结束后应列入单位固定资产，或及时变价上交财政。

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