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本文转载自会议圈公众号，原文标题《盘点会前筹备那些坑：避坑指南》
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作
者
简
介
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埃里克•YU
无论身处甲方还是乙方，我都是一个敢爱敢恨敢做敢当的会展人。苛求会议活动的每一处细节，只为当场灯亮起时，一切尽在掌握之中！
“伪甲方”厚着脸皮又来了……这次要瞎掰些什么呢？其实肚子里已经么啥料了，但楚有才老师又来约稿，说要给“会议圈”公号带去更多一些接地气的原创。此时“伪甲方”的心态必须是人前不能输哈，爽快地回了句“简单，没问题”，更要命的是还给自己立了DDL(deadline,最后期限）。
时间一天天过去室外会场，码字进度一直稳定保持在0……幸好DDL是第一生产力室外会场，“伪甲方”赶在交稿前一晚奋笔疾书（特地嘱咐把娃放到了老人家一晚，家里人还以为又在备战大活动了）。
好了，言归正传。一个成功的会议活动，会前筹备阶段需要考虑的内容太多太多，任何一环出现一点纰漏或许都会造成事故。
目前市面上聊到一些会议活动筹备阶段的视角大多是一些高大上的，比如：XX盛会运用到了哪些黑科技；XX活动的宣传推广经验是打造三位一体构建全媒体宣传矩阵；XX展会的销售额如何从百万级一跃成为千万级…..
本期推文，“伪甲方”主要从【如何考察会场】、【如何验收会场】，这两个视角（存在感不强，一旦做得不够细致，杀伤性绝对不弱）聊一些会前筹备的心得体会，把自己踩过的坑，自己看到的听到的学到的，毫无保留地分享给圈内各位。
01
考察会场，到底要注意些什么
直奔主题前，“伪甲方”先举一个活生生的发生自己身上的真实例子，虽然是多年之前发生的，但仍记忆犹新。
会议已开始了一会，此时我正在会议室外偷懒，突然一领导推门而出对着我问到“小YU，洗手间在哪”。“伪甲方”瞬间懵了，之前完全没留意过…（最怕空气突然安静）幸好只维持了1-2秒，“伪甲方”灵机一动请一旁的酒店服务生回答了此问题。
从上述这个极小的例子可见，以上状况的发生大多可以归结为场地考察没有做到位。场地考察看似很常规、很轻松的一件事，如果疏忽了一些细节，很可能会给之后会议活动的顺利举办带来重重隐患。这就是为什么“伪甲方”觉得有必要好好聊一下考察场地时到底要注意哪些。
一般来说会场可分为标准场地（会议型酒店、会议中心、会展中心等）和特殊场地（博物馆、历史遗址、剧院、餐厅等）。下文所指的场地对象为会议型酒店。
【酒店会议室 – 需注意内容】
1.会期前后是否有其他大型活动，评估是否影响到会议进场以及会期其他冲突内容
2.评估酒店大宴会厅及其他多功能厅可否满足会议基本需求及功能（VIP室或媒体采访间尽可能安排在主会场旁边）
3.场地的装饰、色调及照明是否符合会议活动的调性
4.提前获取CAD尺寸图，现场务必复核所有尺寸，包含且不限于会场实际可用尺寸（长、宽、高）测量，灯下最大高度等等
5.会议动线的考量（包括：嘉宾进场动线，主分会场动线）
6.场地是否有吊顶，若有，需确认具体位置及数量
7.提前确认场地是否有老干部杯（部分新开的酒店不提供），桌椅套及沙发茶几的尺寸及颜色
8.灯光可否按区域分段控制，并知晓操控面板的具体位置
9.了解场地中央空调温度调整的变化时长以及开关位置
【Foyer及外场其他 – 需注意内容】
1.是否满足会议功能区的搭建设计
2.Foyer（序厅）区域的电源及网络端口数量及位置（一般大型会议使用到的门禁、安检、注册等功能区，会有电源及网络需求）
3.场地进门处可否摆放带有会议logo的设计搭建
4.场地大堂及公共区可摆放会议指引牌的数量及位置
5.评估考量场地大堂 & 客房电梯到会场动线的合理性、便捷性
6.会议楼层的洗手间位置
7.会议楼层的电梯的位置及容量
8.卸货通道、卸货电梯的数量及大小（同时了解货车进出场地所在区域的时间段要求）
【场地网络– 需注意内容】
1.会议网络与客房网络是否使用同一网络，最大带宽是多少
2.会议网络可否单独使用，最大带宽是多少，每个会议室是否有网口
3.场地网络5G覆盖区域，信号最好的是哪个运营商的？
4.可否请第三方公司拉专线网络（若酒店网络无法满足）
【场地停车– 需注意内容】
1.地下停车场入口出口动线及车位数量
2.地面停车位数量，以及可供主办方的最大数量
3.门口可否短暂停靠大巴，以及可供我方使用的最大数量
4.停车付费方式确认，凭停车券 or 二维码扫描
【其他会议相关– 需注意内容】
1.附近是否有打印店（了解营业时间，制作工艺及要求提前沟通）
2.附近的医院位置及地址确认
【场地餐饮及住宿– 需注意内容】
1.会期嘉宾用餐指引动线确认
2.会期用餐餐厅的开餐及结束时间沟通
3.用餐餐厅是否配备简单的AV设备（以满足午餐会演讲或餐前嘉宾致辞等需求）
4.菜单的多样性需提前审核（特别是会期较长的会议）
5.场地餐厅包间数量及大小确认，可供主办方使用的最大数量
6.提前沟通素食或是其他特殊餐饮要求
7.可否向主办方工作人员提供员工餐
8.同期有无其他大团队入住酒店
9.可用房间的房间类型及对应的房间数量
10.各房型的实地考察，核对并汇总每种房型的面积，景观及不同点
11.按楼层或其他标准来划分各房间类型
12.可否请酒店提供欢迎卡/礼品的提前摆放入房服务
13.可否由主办方提前做好房卡，只需嘉宾到前台进行身份验证即可
02
验收会场，到底要注意些什么
会议活动现场（特别是开幕式当天）一般给人的印象就三个字“高、大、上”，可谁曾知道这些高端大气上档次的会场幕后是什么？是Vendor们一整晚的搬砖，一遍又一遍的彩排…（此处表达对合作过的乙方各位兄弟姐妹们的敬意）BUT，更重要的是下面这段：
每次“伪甲方”感觉应该搭建差不多了，都会礼貌性地问准备得如何了，我们几点可以正式彩排了？Vendor也是秒回“技术彩排都好了，随时可以”。当然结果总会有意外惊喜等待着我。
几次意外惊喜后，“伪甲方”也不得不撸起袖子加油干，结合多年来的一线实操经验，和大家聊一聊甲方视角下，会前验收会场时，到底要注意些啥？话不多说先看下图：
通过上图，应该是较为清晰地带大家了解一般会场内几大主要搭建内容的一些注意事项（相信一定不够全面，欢迎圈内人士补充）。
什么？一张图就完了，就只有这些干货？显然不够啊…相信这是绝大多数读友的心声。为了能更好满足各位需求，“伪甲方”绞尽脑汁，尽可能详细地分享如下：
【会前验收注意事项 – 搭建及AV设备板块】
1.检查所有搭建结构（包括：大屏，桁架，木结构等等），务必保证安全牢固
2.核对所有搭建制作物，检查是否为定稿制作文件
3.注意所有搭建制作物的色差问题
4.若是喷绘布制作，出现气味严重的情况，请即刻处理
5.检查制作物画面拼接无错位现象
6.检查制作物贴面画面是否有鼓包、划损等现象
7.检查租赁的沙发/讲台/茶几等，是否干净整洁完好
8.会场电子水牌检查及指引易拉宝位置定点（根据最终会场方案）
9.若有大量媒体参会，尽可能在媒体就座区提供插线板
10.检查所有上屏画面（KV、嘉宾介绍等），主题、内容、文字等正确与否
11.检查PPT比例符合LED开口窗口
12.确保视频 / PPT在各终端设备显示正常（如：LED大屏，返送电视机，直播画面）
13.检查PPT中是否有视频链接，测试能正常播放
14.确认PPT中字体正常显示（无字体缺失）
15.灯光调试，至少包含4个环节（嘉宾上台；讲台演讲；小组panel；播放视频）
16.导播镜头取景确认，至少包含以下环节：
嘉宾上场、讲台演讲、小组Panel
嘉宾上场：
摇臂跟随嘉宾，同时取景带上大屏上的嘉宾介绍（若第一排嘉宾人少，建议其他方案）
讲台演讲：
注意主办方要求的品牌露出（logo或大会名称等）以及穿屏现象
小组讨论：
取景需考虑嘉宾坐高，尽可能带到嘉宾桌牌
17.与导播沟通发言嘉宾上台顺序、名单及座次席
18.直播画面中各场景下的底图最终确认
19.同传线上双语声道与控台技术配合模拟，确保无杂音无串音
20.同传耳机测试设备、声道、声音无误
好了，“伪甲方”本期推文就先写到这，写本文的初心就是希望无论是甲方还是乙方在会议活动筹备阶段，务必要多想多问多看多做，尽可能把准备工作都做到位，这样一场成功的会议活动或许就离你不远了。
今天就写这么多，谢谢！求点赞！
（本文配图由会展BEN添加）
