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会议和展览统称会展，
但在实质和规模上有很大差别，
而良好的财务管理和预算控制，
是会展策划最重要的因素之一。
而年会方案和预算，
更是每一年的重头戏，
因此会展人做预算时，
需要根据公司年会方案
做出相应调整，
用最少的钱办更多的事，
做到事半功倍。
会议小知识
会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。在国际经济迅猛发展的年代，每天都在举行内容迥异的各种会议。如协会会议，商务型会议，专业学术会议，论坛型会议，研讨型会议租用会议场地价格，政治型会议等。
1. 预 算
会议及展览的预算不是一个概念。通常而言，会议预算主要包括以下几个方面：交通费用、会议室/厅费用、住宿费用、餐饮费用、杂费。
2. 交通费用
交通费用可以细分为：
(1) 出发地至会务地的交通费用
(2) 会议期间交通费用
(3) 欢送交通及返程交通
3. 会议室/厅费用
具体可细分为：
(1) 会议场地租金
(2) 会议设施租赁费用
(3) 会场布置费用
(4) 其他支持费用——通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。
4. 住宿费用
住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有些是需要另外加收政府税金的。
5. 餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。具体细分为：
（1）早餐、中餐及午餐
（2）酒水及服务费
（3）会场茶歇
（4）联谊酒会/舞会
6. 杂 费
杂费是指会议过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
合理的预算可以提高工作质量和效益，可以作为参展效果评估的重要标准租用会议场地价格，并可以作为以后衡量企业营销工作的重要参考。为此，新景界会展根据企业的不同需求特别推出会行家品牌，包括会+系列、领航者系列、精品线路系列、开会聚划算系列、限时特惠系列和年会系列，让您省钱省事更省心！
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展览小知识
展览是指由单位和组织指导主办，另一些单位和组织承担整个展览期间的运行，通过宣传或广告的形式邀请或提供给特定人群和广大市民来参观欣赏交流的一个聚会。展览必须具备场地、参展方、展品、主办方、承办方、观众6个基本条件。
1. 预 算
会议预算与展览预算主要的同与异
相同点：住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划)。
不同点：展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。
2. 展览场地租赁
如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX 3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。
如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等)，那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。
3. 展览布置
（1）使用灯光，尽可能使展位“耀眼”起来。大部分展览中心提供参展商天花板聚光灯，否则可租用便携式照明系统。根据产业调查，照明可将展览品认识度提高30％—50％。
（2）强调设计，突出视觉效应。
（3）依展位大小选择合适的展示用品及有代表性的产品。
（4）善于利用组合式展览用具，避免用低廉的展览道具。
4. 展品运输与仓储
展览会货运的重头戏首先是按实地搭建和拆除展台，参展商应根据货物的内容和数量确定是使用自己的还是租用运输装卸器械，或者干脆委托搬运公司。
对展览会展台搭建来说一般有两种装卸的可能。首先一种是直接装卸，就是说按照搭建日期把卡车直接开到展厅里，由展览代理商负责卸货和中间储存。
如果数量较小或是提前送货，则最好集中运输。在开始搭建之前，货物应运抵展览代理商处，由他们暂时储存货物，并按照规定的时间运到展台位置。
5. 新闻发布会
新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式。记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。
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PS：部分图文整理自网络
