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1、会议接待欢迎短信 篇一：会议通知短信模板 各位领导和同事：由XXX部召集的XXXX会将于10月13日（周）:00在会议室（3）召开，请大家准时参会。注：会议资料已发大家OA邮箱，请自行下载查询。办公室2021-10-12 各位领导和同事：接总经理最新通知，原定于X月X5日（周X）:00-:00的关于会临时取消。给大家带来不便敬请谅解！办公室2021-8-25 各位领导和同事：因参会人员有会议冲突，原定于9月29日上午11:00召开的会议管理制度宣讲会推迟至9月29日11:30在会议室（2）召开，请大家准时参会。注：会议管理制度（会议资料）已发大家OA邮箱，请大家自行下载查阅。办公室2021-9

2、-28 各位领导和同事：“定位?中国10年”高峰论坛分享将于今日（9月14日）晚上18:30在培训室进行，请大家务必准时到场。分享人：王亮、黄昊。参与人员：解硕葆、张龙武、蒋强生、龚秀红、叶堃、涂伟、侯瑞峰、高文明、魏世兴、陶亚、谭翔、陆夏、丁华军、魏本强、赵培胜、江晶、连婷婷、朱振、王志会、开成建、赵郁玺、王蕾、李南、姚明婷、林菊林、王百岁、翟珂、陶涛、魏巍、周浩。全部参与人员不得请假，同时欢迎其他人员前来参与。办公室2021-9-14 各位领导和同事：由工程部召集的关于还建房墙体开裂专题会将于10月15日（周六）上午8：30在会议室（2）召开，请大家准时参会。办公室2021-10-15 篇

3、二：会议接待流程 会议接待流程 会议接待流程可分成:会议前/会议中/会议后 1、 会议前预备： 1、会场信息： 1）、与主办方确认会议主题、参会人数、会议举办日期会议举办场地、会议日程、与会材料。 2）、发送会议通知短信，支配酒店叫早服务。 2、会场预定： 1）、外场会议，与主办方确认会议规模（小中大型）、会议场地名称、会议室房间、会议室面积、会议室台型（包括U形、回形式、座谈式、课桌式、圆桌式、剧院式、礼堂式）、会议容纳人数（20-600人不等），会议室是否配有固定（悬挂）投影仪、移动（支架）投影仪。另外是否需要会议配套服务贵宾室接待、茶歇室餐饮。依据主办方具体要求预定会议场地。 2）、内场

4、会议，与主办方（中国移动）确定会议中心楼层、会议室房间号、会议室面积和容纳人数，设施设备型号数量品种是否齐全，会议大堂、通道、会议室、洗手间标识是否清楚，会议室旁是否配有贵宾休息室和茶歇间，会议室会议物资物料的品种和数量多少。依据主办方公司规定流程办理预定会议中心场地。 3）、预定会议中心方法，第一：大小要适中。其次：地点要合理。超过一天的会议，定在参会人员住宿较近一些。第三：附属设施要齐全。第四：要有停车场。 4）、下预定会议场地确认单，与主办方确定最终预定（具体见附件1）。 3、会场布局： 大型会议：（200-1000人） 1）、会场大门口外：依据客人需要设拱门、空飘。依据客人需要设固定字

5、幕或游动字幕。 2）、会场大堂：设立会议签处处，依据客人需要供应台布、台裙、工作椅、台花、赐名片盒、礼品台等物品。 3）、会场入口处：设立引导指示牌，通道两边摆放绿色植物，地上铺红地毯。 4）、_台：设背景幕（或背景板或LED屏），_*摆放鲜花，顶额挂会议横幅，依据会议需要设立式讲台或课桌式讲台，预备有线麦克和无线麦克。依据会议需要搭建地台铺红地毯，支配灯光音响设备。另外会场四周摆放绿植花卉与_台互应美观干净。 5）、台形：依据会议特点和客人需求摆放课桌型或圆桌式台型，课桌式台面按规范标准摆放茶具、茶垫、信纸和笔、矿泉水、纸巾等。课桌式台型铺绿色或白色桌布，围台裙。圆桌式台型桌面另外摆放水果和

6、茶点，桌面铺白色台布，椅子套白色椅套。另外按客人供应人数摆放席卡，300人以上会议前四排预留空位。 6）、贵宾室和茶歇间：依据会议特点和客人需求预定，房间内摆设鲜花盆景、基本设施设备齐全、环境卫生洁净干净、茶饮物品供应丰富。 中型会议：（50-200人） 1）、会场大门口外：悬挂会议条幅 2）、会场大堂：设立会议接待处，接待台铺绿色或红色台布，并钉好台裙。设立指示牌，支配工作人员供应迎送、领引、问询服务。 3）、会场入口处：设立指示牌，支配会场服务人员做好迎送。 4）、_台，设背景幕（或背景板或LED屏），_台设立式讲台或课桌式讲台，摆放鲜花，预备有线麦克和无线麦克、依据会议需要预备投影仪、白

7、板等。另外会场四周摆放绿植花卉与_台互应美观干净。 5）、台形：依据客人需要按剧场式、课桌式或圆桌式摆放，铺白色、红色或绿色桌布及 台裙，课桌式台形摆放茶具、矿泉水、纸、笔等。 小型会议：50人以下 1）、会场入口处：设立致欢迎词的迎宾水牌。 2）、台形：依据客人需要按回形或U形摆放，悬挂会议条幅，预备麦克、纸、笔、矿泉水、摆放茶具。 3）、绿植花卉：摆放于回形、U形中心处，以及会场四周，整齐对称，无灰尘、无黄叶，依据客人需求和会议层次，回形中心处也可摆放鲜花。 4、设施设备的调试： 1）、灯光：小型会议大堂签处处、会场入口处通道、会议室的照光明度、开关是否正常。另大型会议舞台专用射灯（智能数

8、字灯光掌握台、机械追光灯、光束电脑摇头灯、LED染色PAR等）的调试。 2）、音响：会议室内音频设备（音箱、调音台、功放、效果器、压限器、分频器、均衡器、信放器、数字硅箱、PAR（Parabolic Aluminised Reflector）由专业设备技术人员运行调试，无限麦克风和座式话筒是否音量有无杂音和回音。 3）、网络通信：无线网络掩盖面积要大，网速是否通畅快速。移动通讯掩盖范围广，是否有干扰物阻碍信号。 4）、空调：夏季室内空调温度设置不得低于26，冬季室内空调温度设置不得高于20。一般状况下，空调运行期间禁止开窗。 5）、投影仪的幕布是否升降正常，投影仪设备是否正常开机和播放，投射文

9、件内容亮度、字体大小、清楚度是否适当。 6）、电脑排插和手机充电器是否预备充分，检查是否可正常通电。 7）、电脑中的会议PPT文件是否正常打开，扫瞄演示内容是否顺畅。 8）、供应茶水的烧水箱和壶、煮咖啡的咖啡机电器功能是否用法运行。 5、物资物料预备： 1）、与主办方确认会议指南、会议PPT文件、会议领导发言稿、会议主持人串词、与会材料（开会信纸和笔）、会议台卡是否制作完成，领取时间和地点及联系人。 2）、会议主题横幅、海报、X展架、会议背景板喷绘、舞台地台和地毯、_台、签处处和通道引导指示牌、绿色植物、台花、礼品是否制作出来时间和安装完成状况。 3）、会议茶歇物料预备：咖啡、小食、水果、点心

10、、矿泉水。份量上午按总人数40%定，下午按总人数定。茶叶品种预备正常三种，另主办方特定茶叶，领取时间和地点及联系人。咖啡品种预备即溶咖啡和粉磨咖啡。 4）、会议茶具和茶歇餐具规格、型号、质量、数量，以与参会人员级别来定。另主办方要求特定茶杯，支配好领取时间和地点及联系人。 6、 会场服务预备： 1）、确定会议室引导接待人员、会议主持人、茶水服务人员、摄影、摄像的人员_和到位时间。 2）、确定会场环境检查，会议大堂门口、签处处、通道、会议室、洗手间、贵宾室、茶歇室的地面、墙面、角落卫生洁净状况，桌椅和设施设备摆放干净状况。 3）、确定工作人员服装和发型要求，礼仪规范的培训和模拟。 4）、确定在预

11、定时间支配预定车辆，接待参会人员抵达指定会议中心。 2、 会议中流程： 1、 迎宾接待工作： 1）、提前支配好会场车位并有专人负责指引车辆入位。 2）、一般会议由接待人员提前会场大堂做引领工作。级别会议提前设专人掌握好专用电梯，由项目经理陪帮助主办方公关接待负责人在大堂等候贵宾的到来并将客人引领到会议地点。为伴随人员支配休息室并供应茶水服务。 3）、当客人来到会议室时，礼貌热忱地向客人问好，请客人进入会议室拉椅让座。先到达的客人入座以后，供应茶水服务，会议人数到齐后，送上小毛巾。 4）、会议中通常每十五分为客人添加茶水、更换烟缸等，特别状况可按客人要求服务。 5）、会议期间服务员站于会议室门口

12、直至会议结束。 6）、会议中间休息，要尽快整理睬场会务场地预定，补充和更换各种用品。 7）、会议摄影摄像支配 8）、会议间歇茶点供应 2、会议进程掌握： 颁奖议程 颁奖前1）、落实主持人妆容服饰是否预备好，主持人颁奖串词和上台时间是否记熟。2）、礼仪小姐妆容服饰和礼仪规范（表情、举止、话语）是否符合要求，引导颁奖领导和领奖嘉宾上场路途和时间是否记熟。3）、灯光音响技术人员，对主持人、颁奖领导、领奖嘉宾的上场和表演节目的内容进行打灯效果和背景音乐氛围方案的操作时间挨次是否把握和调整好。 4）、表演节目_和内容编排方案是否合理无变动，彩排是否进行顺当。 颁布中1）对颁奖进程每一步环节时间和项目正常运行的监督掌

13、握，以及突发大事应急处理。2）正式颁奖时应留意地方，礼仪小姐精准将颁奖领导引领上台和下台指定地点，灯光效果和背景音乐氛围匹配精准无误。 颁奖后1）会议和用餐均在同一场地时，利用客人休息时间准时翻台。2）依据客人需求和会议层次来定，领导和参会人员的后续活动。连续召开两天及两天以上的会议，工作人员要准时主动了解客人看法与需求，准时协调改进工作。 签约议程 签约前1）、落实主持人、礼仪小姐、灯光音响技术人员状况同上， 2）、落实签约台物料（包括签约桌椅及配套布艺、签约本和笔、台卡和台花、酒水预备是否齐全。 签约中1)、参与签约仪式的双方代表及特约嘉宾按时步入签字仪式现场；2)、签约者在签约*入座，其

14、他人员分主、客各站一边，按其身份自里向外依次由高到低，列队于各自签约者的座位之后；、3)、双方助签人员分别站立在自己签约者的外侧；4)、签约仪式开头后，助签人员翻开文本，指明具体的签字处，由签字人签上自己的姓名，并由助签人员将己方签了字的文本递交给对方助签人员，交换对方的文本再签字；5)、双方保存的协议文本都签好字以后，由双方的签字人自己严肃地相互交换文本，同时握手致意、庆贺，双方站立人员同时鼓掌；、6)、协议文本交换后，服务人员用托盘端上香槟酒，双方签约人员举杯同庆，以增加合作快乐气氛； 签约后1)、签约仪式结束后，双方可共同接受媒体采访。2）、退场时，可支配客方人员先走，主方送客后自己再离

15、开。3）、会议和用餐均在同一场地时，利用客人休息时间准时翻台。4）、依据客人需求和会议层次来支配领导和参会人员的后续活动。连续召开两天及两天以上的会议，工作人员要准时主动了解客人看法与需求，准时协调改进工作。 宴会议程 宴会前1）、落实舞台搭建是否按设计图稿效果安装完成，酒席摆台是否按领导和嘉宾级别座次编排。2）、宴席物资清点包括餐具、茶具、水果、酒水、香烟、小食是否备齐。 宴会中1）、对宴会进场迎宾、开场领导讲话、中场领导敬酒、表演节目及嬉戏互动、客人退场的每一步环节时间和项目正常运行的监督掌握，以及突发大事应急处理。2）、对宴会现场菜品上菜程序、茶酒水供应程序，巡查服务实施状况，对服务不周

16、全地方即时改进。 宴会后1）、指引领导从专用通道撤离宴会现场，支配车辆送回酒店。2）依据客人需求和会议层次来支配领导和参会人员的后续活动。 3、 会议后流程： 1、做好会后服务的预备。会议进行之中，就应为会后服务做好预备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的预备。 2、会后的用车也应在会议结束前妥当支配。 3、全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作，包括清理睬议文件（依据保密原则，回收有关文件资料）、物资物料（自备的会议用具、会议剩余完整食品、礼品、宣扬品等）。 4、组织活动会议结束后，有时还会支配一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导

17、统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织力量才能胜任，同时其他接待人员要主动配合，各负其责，做好自己分 担的工作，以保证活动方案的顺当实施。 5、 送别依据状况支配好与会者的交通工具，使其快乐、准时地踏上归程。 篇三：会务接待方案 中国整形美容协会 2021年行业年会暨颁奖典礼晚会 会务执行方案 一、接待时间 1月9日-1月10日 其中：1月9日：嘉宾全天报到,接机、接站； 晚上年会暨颁奖晚会；1月10日上午部分领导嘉宾参观阳光整形美容医院，部分嘉宾返程送机、送站，下午基本返程送机、送站完毕。 具体行程支配请参见附件1。 二、接待对象 本次会务接待工作对嘉宾进行细分，实行重要贵宾、一般嘉宾分

18、级接待的方式，并根据以下分类进行接待： （一）一级接待：（套房/豪华房） 1、中整协/国家卫计委/各省整协领导约人； 2、重要专家学者约 人。 （二）二级接待：（标准间） 1、地方市级整协有关领导等，约人； 2、广东省/深圳市等相关政府部门领导。 （三）一般接待： 1、业务单位参会嘉宾； 2、其他嘉宾等； 3、演职人员/会务人员/安保等工作人员（名）。 三、接待地点 依据今年大会的接待规模、接待的级别，选择华侨城洲际酒店为会议/接待地点；在南山区域择便利出行的1-2家酒店为应急接待酒店。（海景、威尼斯、威斯町） 四、人员配置 深圳整形美容医院统筹负责本次年会承办及接待任务。 2021年行业年会

19、暨颁奖典礼晚会筹备委员会 主任： 副主任： 具体人员及分工另文。 五、接待流程 （一）接待预备 1、专人统计大会登记的参会嘉宾信息； 2、每日准时与组委会相关负责人沟通嘉宾接待的相关事项和信息，准时更转变动信息； 3、前期电话跟踪全部来深参会的领导、嘉宾、代表团、媒体，确认其来深要求详情，报组委会主任并执行主任处以便支配布署； 4、确定代表来深具体时间、人数、性别、联系方式、动身地点及航班号、车次、住房要求、客人的餐饮习惯等具体状况。 5、提前领取、分好房卡、餐券、会务资料等，依据大会要求做好接待预备工作。 （二）接机接站 1、1月9日7：30至18：00在深圳机场/深圳北站支配专人接机，配备

20、欢 迎标识； 2、调度接待车辆运输参会代表前往下榻酒店；每趟航班到达等候时间不超过30分钟；每车配备服务人员1名。 3、依据参会嘉宾航班状况制作接机（站）进度表、送机（站进度表；制作双面的接机（站）牌； （三）酒店支配 1、酒店专项接待支配：在指定下榻的酒店门口悬挂或显示欢迎标识，酒店大堂、电梯等处设欢迎牌、导引指示牌，大堂、楼层电子信息屏滚动播放本次活动信息；设置与会议相关的信息公示版（牌）； 2、酒店设“会务组联络处”。支配 名工作人员，负责参会代表报到、入住手续办理及发放证件和活动资料、参会代表房间发放共性化温馨提示；会议期间负责指引、组织参会代表乘车、用餐等各项后勤保障工作。 3、每间

21、嘉宾住房内放置会务接待手册、重要信息温馨提示、地图，赠送当天深圳特区报，王晓泸董事长亲笔签名欢迎卡1张，入住当天备水果1份；贵来宾房供应定制性菜单服务，贵宾和女士接待，预留非吸烟楼层客房；入住当天备鲜花水果各1份； 4、供应会务车辆，依据要求编制运行进度表并分发至嘉宾房间； 5、预留会务人员、医疗人员的工作用房，并支配工作用餐； 6、供应叫早、叫醒服务；准时收集整理来宾入住建议和需求，不断改进服务； （四）交通保障 1、接机车辆支配，依据接机客人的数量不同会务场地预定，支配不同车辆接待。因涉及接机（站），嘉宾联系、报到、临时调配等，拟由组委会托付租车公司租借小型轿车 辆；7座商务车 辆，考斯特 部，中巴

22、辆，用于1月9日接机/接站； 2、引导贵宾上指定专车，随车配备服务人员一人，沿途随车服务人员做深圳景观与大会相关内容介绍； 3、每20分钟一班，即到即走；对集中乘机抵达的领导和嘉宾，预留专用接机轿车、考斯特或中巴； 接机路途：深圳机场广深高速深南大道洲际酒店。 格外留意：如乘火车或汽车等交通工具抵深的来宾，实行电话预约接站，提前24小时与来宾确认接站信息，支配机动车辆调度接站。 重要领导和嘉宾需预留贵宾通道，献鲜花。 每辆车应配备瓶装饮用水。 4、酒店、会场应急车辆，7座商务车 辆，轿车 辆，中巴 辆。 5、送接机（站）：1月10日自早上7:00开头，每半小时1班专车由下榻酒店发至深圳机场，具

23、体车辆支配依据嘉宾行程支配9日下午前由各接待对接人另行确定，报总调度统一调配车辆及送机人员。 格外留意：重要领导和嘉宾需预留贵宾通道。 6、配备车辆组成专用车队，统一编号并配有活动标识的专用车证； 7、司乘人员：除小车以外，其余每车配司机1人，组委会工作人员1名。 8、嘉宾登机祝愿与航班起飞确认短信； 9、嘉宾平安抵达确认短信；（五）用餐支配 参会代表凭餐券在下榻酒店用早餐，午餐、晚餐及饮水按组委会相关支配执行。 1、接待酒店供应自助早餐服务； 2、负责支配演职人员、会务人员及治安、消防、卫检人员的工作用餐。 中国整形美容协会 2021年年会暨颁奖典礼晚会 行程支配表（持续更新中） 会议接待欢迎短信由：创业找项目整理 转载请保留,感谢!