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会议角色篇
做好线上会议角色的小技巧
近期，头马线上会议在全国遍地开花，呈现出万彩纷呈的局面，但仍处于摸索阶段。
头马线上会议的角色怎么做？
跟线下会议的角色有什么不一样？
如何高标准做好线上会议角色？
118大区精心为你准备了线上会议角色锦囊，让你成为全场最靓的仔！
目录
角色指引顺序：
1. 会议经理 Meeting Manager
2. 接待官 SAA
3. IT技术支持 IT Manager
4. 总主持 TOM
5. 时间官 Timer
6. 哼哈官 Ah-Counter
7. 语法官 Grammarian
8. 总点评 General Evaluator
9. 备稿演讲者 Prepared Speech Speaker
10. 备稿点评 Individual Evaluator
11. 即兴主持 TTM
12. 即兴点评 TTE
01
会议经理 Meeting Manager
＊会议统筹：提前5天确定会议主题，收集备稿演讲和即兴演讲信息给到PR做宣传资料；
＊角色招募：提前3天完成角色招募，提醒VPE做好角色辅导工作；
＊平台操作指引：提醒会议角色熟悉平台功能操作，必要时给予辅导；
＊Agenda制作：提前2天完成Agenda制作，发VPE检查；
＊投票链接制作：提前1天做好投票链接；
＊奖状制作：用奖状电子版进行在线编辑即可；
＊控场：留心现场突发状况，与主持人做好配合；
＊组织预演：若时间允许，可提前一天预演，走流程。
敲黑板
1. 提前熟悉在线会议平台的使用，尽可能多的预想突发状况的发生，并做好应急准备；
2. 细节很关键，任何细节出问题都可能影响整场会议的效果。
02
接待官 SAA
＊签到：准备线上签到链接；
＊分享议程表：议程表可发会议群，也可以发聊天室;
＊测试：提前做好每个角色的线上测试。
＊暖场和指引：提前半个小时上线，做好接待工作，提醒观众修改名字，在聊天室里分享当天会议agenda，提示大家查收，并循环发送会议规则的要点，方便所有人和晚来的宾客迅速掌握等;
＊开场：准时开场，介绍会议要求 (比如静音要求，比如有发言在聊天室示意)，与宾客互动;
＊组织投票和统计结果：会中投票环节将投票链接同时发送到会议的聊天室和微信群，及时私信主席公布结果并准备好奖状。
敲黑板
SAA的工作很细，但在线上会议显得尤为重要，需要提前做好准备并配合会议经理工作。
03
IT技术支持 IT Manager
＊控场：控制线上会议的开麦、关麦功能；
＊补位：必要时充当时间官和主持人的角色；
敲黑板
IT技术支持在线上会议中起到重要作用，建议在例会中增设这个角色。
04
主持人 TOM
＊理主题：提前了解即兴的主题、每日一词，和备稿演讲题目；
＊串角色：可以根据每个角色的特点，介绍的时候用一个形容词来形容；或者根据会议主题，给每个角色分配一种风格；
＊明项目：提前了解备稿演讲者做哪条路径、什么项目、项目的基本要求是什么；
＊勤彩排：彩排时给自己录像，增强镜头感和调整好自己的情绪和面部表情；
＊与角色沟通：会前和所有角色沟通好如何引导出场，建议使用固定语言，比如“我把麦交给 XX，也请大家配合关麦”；
＊控场：要特别注意临场应变，例如当出现下一位演讲者没在线，要及时更改流程。如有人未关麦，主持提醒负责人帮助关麦；
＊引导投票：引导观众到微信群或聊天室进行投票；
敲黑板
线上会议对主持人的要求和临场应变能力要求更高，要做好充足的准备。
05
时间官 Timer
＊提前熟悉会议流程：与会议经理和相关环节负责人（如：总主持，即兴主持）确认除演讲点评外的总体时间提示方法
＊提前熟悉会议环境并进行演练：提前熟悉会议所用APP的功能，提前设计时间提醒方法并提前演练（视频举牌，屏幕共享，语音提醒，音乐提醒等）；
＊想好Plan B：测试手机端、电脑端的共享，同时准备好实体的红、黄、绿色卡；
＊控时：严格控制好时间，如果超时可以通过播放音乐提示等有声方式提醒发言者，若多次提醒无效可考虑直接关闭麦克风（赋予关麦的权限）；
＊创意提示：可用创意方式来执行时间官的角色，比如敲木鱼，模仿机器人播报时间等，也可在聊天室或微信群同时做时间的提醒；
＊时间提醒方式尽量维持一个窗口告知就行会议主持人的控场技巧，比如落实了屏幕共享时间提醒方式就会议固定用这个方式，避免大家到处寻找时间官提示；
敲黑板
1. 当有人共享屏幕时，时间官无法同时有效共享时间牌，需要替代方案，如出声提醒、在聊天室里提醒等；
2. Zoom的共享功能可以确保提醒到演讲者，不需要长时间保持共享，会影响演讲者的视频大窗显示；
3. 线上会议可能会发生各种技术故障，连接问题，通话质量问题等，会议经理在策划会议的时候可以多预留出一些时间。
4.准备好三色时间卡PPT或者图片（建议卡上标注清楚剩余时间数字，清晰明了） 显示完红卡后30秒时会议主持人的控场技巧，用声音进行提示（手机铃声等），提示未果可考虑直接关闭麦克风。
附：三色时间卡片(点击可放大保存）
06
哼哈官 Ah-Counter
＊记录：准备好随时记录下会议期间他人的发言，并记下任何赘词、尾音和不必要的停顿。统计每个人在会议期间使用的尾音或赘词，会议结束前作报告。
＊报告：报告形式多样化，可按自行创意记录或报告的方式，线上会议其实更容易出现哼哈词，可做详细的报告提醒;
敲黑板
角色虽小，做好每次亮相的充分准备！
07
语法官 Grammarian
＊准备今日热词：可在微信群或聊天室发今日之词，以及使用方法，说明词性、定义，用它造句，并邀请会议中所有发言者使用它。
＊仔细聆听：在他人讲话时认真倾听，注意每位演讲者的遣词用字发觉他人的亮点，记录时要简洁。
＊报告：列出使用“今日热词”的会员，总结“今日热词”的使用情况和好词好句。
敲黑板
线上会议出现的种种状况可能会对聆听造成一定的干扰，语法官需要有更高的专注度。
08
总点评 General Evaluator
＊细致观察：多维视角观察会议，包括：会议氛围、角色准备、观众体验，评估会议议程的每名参与者。寻找在准备、组织、演讲、热忱、观察能力和履行职责方面的优良典范。
＊发现亮点：发现高光时刻，报告中经典重现，使劲夸；
＊发现灰点：勇敢提出点到为止。幽默很重要；
＊控制好点评节奏：每个角色提3点即可。
敲黑板
更注重“线上”的各角色点评，提供相应的“线上”角色的建议和意见。
09
备稿演讲者
Prepared Speech Speaker
＊明确项目目标：写演讲稿前先Pathways系统学习；
＊选题切合观众：选题的时候要考虑你想讲什么，观众想听什么；
＊站位：站在离电脑1米左右的时间可以看到上半身，这样方便点评师点评肢体语言；
＊充分准备：熟悉演讲稿内容、在线工具的使用；
＊留心观察：留意网络质量和听观众的反馈。
敲黑板
在线上做演讲的感受跟在线下做演讲有很大的区别，提前调整好情绪，做好充分准备，尽情享受演绎时间。
10
备稿点评 IE
＊沟通：提前和备稿者沟通，并拿到电子版的点评表；
＊点评：注重对备稿者“线上”演绎进行点评。
敲黑板
在线会议对于点评演讲者的肢体语言有一定的局限和难度，可以提前跟演讲者沟通，甚至建议演讲者提前录视频。
11
即兴主持 TTM
＊审题目：所出题目是否具有KFC特征，即参与者了解（Known），是否新颖有趣（Fresh），是否简明精炼（Concise）;
＊审流程：自己是否了解即兴主持全流程，特别是结合线上工具的细致操作？开场白与结束语很重要，不求背稿，但至少应胸有成竹。想清楚并确保能实现有效邀请参与方式。常用的方法有：1）直接点名（可提前邀请）；2）聊天室报名；3）线上举手;
＊审预案：突发状况如何处理，有备无患！例如演讲者突然掉线怎么办？如何防止自己掉线？每个问题多想两个应对预案。例如，如何防止自己掉线？方法包括：1）采用手机＋电脑双登录，2）运用自己流量等;
＊控时：把控即兴环节总体时间，可在议程安排上适当增加时间作为buffer，因线上会议容易因工具和设备等问题会有调整和超时。
敲黑板
构思好题目、熟悉流程、做好预备方案、严格控时是做好即兴主持人的制胜法宝！
12
即兴点评 TTE
＊提前沟通：提前和即兴主持人沟通，看是否能提前拿到即兴演讲者名单；
＊多留意：留意即兴演讲者名单是否发生变更和可能遇到的突发情况，并做好 Plan B；
＊控制好时间：做好时间分配，每位演讲者提3点即可。
敲黑板
多沟通、多准备、多留心，根据现场情况灵活调整。
大部分俱乐部一开始转到在线模式后，会员和官员们感觉不适应是一定的；但是，一旦大家开始习惯在线参会后，协作就不会受到空间距离的制约，大家会明白，物理上的距离远近，其实没有想象的重要。
祝愿各个俱乐部尽快走出线上会议的关健的第一步，全面拥抱在线交流的会议模式，真正做到 Anytime 和 Anywhere!
《在线会议快捷手册》
为了方便大家在疫情期间更好地使用线上工具开展例会，「在线会议快捷手册」SOP项目组，在 D118大区 PRM-Scarlett 的带领下组建 。该手册简单、易操作。
内容涵盖：
示范会议篇：大区官员精彩示范分享；会议角色篇：做好线上会议角色的小技巧；软件使用篇：小白也秒懂的Zoom视屏详解；答疑解惑篇：线上例会问与答；会议资料篇：线上会议经理省心懒人包。希望通过阅读快捷手册，能帮助俱乐部尽快开展线上会议。
感谢SOP项目组小伙伴参与《在线会议快捷手册》的制作！
