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一般用会议室的大小和形状、座位的摆放方式、出人口的位置、会议室内是否有柱子等因素与参会的残障人士专用通道的多少来决定一个会议室到底能坐多少听众。会展座位数量的确定非常重要，绝大部分的酒店和会议中心在对外的宣传资料中都会列明不同规格的会议室能容纳的人数。只要不是固定座位，会议室是可以随客户的要求调节座位的摆放的，因此同一个会议室可以组合成千变万化的会议模式。许多的酒店会采用计算机技术来完成设计，应用的软件一般有：PCMA、RoomViewer和MeetingMatrix等。

PCMA是专业会议管理协会的简称，他们设计了一种激光设备对会议室进行测量，打印平面图，进而确定会议布置空间的大小。经PCMA测量和核定了座位数量的会议室可以在广告上使用PCMA的印章。一般的会议室功能区包括主席台、听众区和发言区。部分会议室则不作明确区分，如圆桌会议室和会见式会议室。会场的布置类型可以是标准化的，也可以是个性化的。

一般的标准化类型有：

一．剧院式

剧院式的摆放方式与电影院基本相同会议场地布置图，正前方是主席台会议场地布置图，面向主席台的是一排排的观众(听众)席，观众席座位前一般不设桌子。剧院式的布置适合于例会和大型代表会等不需要书写和记录的会议类型。

二．课堂式

课堂式与剧院式相似，但课堂式与剧院式不同的是课堂式在座位前方会摆放桌子以方便参会人员书写。一些剧院式会议厅采用座椅边隐蔽式或折叠式写字台为参会者提供方便，我们通常把这种形式的布置也归于课堂式。

课堂式的布置适合用于专业学术机构举办的、具有培训性质的三亚会议。

三．宴会式

宴会式的座位是由大网桌组成，每个圆桌可坐五至十二人。宴会式布置一般用于中餐宴会和培训会议。在培训性会议中，每个圆桌只会安排六人左右就座，这样有利于同桌人的互动和交流。

4．鸡尾酒式

鸡尾酒式座位的布置比较灵活，没有一个固定的模式。鸡尾酒会一般不安排或仅安排少量座位，大家拿取食物后可自由走动交流。鸡尾酒式场地布置所能容纳的人数仅次于剧院式。

5．U形

U形是指会议桌摆设成一面开口的U字形状，椅子放置在U字形办公桌周围；如果需要投影，投影机将放在U形的开口处。相对于同一面积的其他类型会议室，这种形式的摆式所能容纳的人数最少。U形布置一般适合小型的、讨论型的会议。

6．董事会形

董事会形也称为中空形，会议桌摆成一个封闭的“口”字形状，椅子放置在“口”的外围。董事会形一般也只是用于小型的会议。

除了以上常见的会场布置类型外，还会出现如T形、E形、多U形等。

但不管采用何种形式，会议室布置的目的都是为会议服务的，或方便进出、或增强沟通、或传递信息，在布置前一定要与会议策划者详细探讨。

中小型的会议室，特别是酒店里的会议室地面通常会铺设地毯，这种布置一方面是为了美观，另一方面可以降低行走时发出的噪音。大型会议室在主通道和主席台上铺设地毯，地毯颜色以红色为主．其目的是提升会议气氛。

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