丫空间介绍 ·丫空间(www.yaspace.cn)，全国性活动内容平台，涉及展览展示、会议、庆祝活动、团建拓展、私人活动、竞技赛事、拍摄等各类活动图文、短视频内容的记录、传播。 ·用户通过丫空间可以浏览、筛选各类活动内容、活动商家、活动资源;商家通过丫空间可以发布、分享场地或业务信息、活动图文、短视频等活动内容进行市场营销。 ，丫空间已汇聚特色场地，虚拟空间，秀场/发布中心:艺术/展览馆，演出场馆。会所/俱乐部，公寓别墅/美趴，商场/步行街，酒店/度假村，影棚/演播厅，体育场馆，户外/广场。婚礼/宴会场地 会议中心，会展中心、剧场/剧院，众创空间/路演，会议室/培训厅，咖啡/书店、酒吧/餐厅、游船/游艇等全国各类场地资源。

会议不仅是政府机关的一项重要工作，也是企业的一项重要工作。会议质量直接关系到企业的运营效率。在实际工作中，会议工作通常由行政及后勤部门负责具体组织与落实，因此，行政及后勤岗位人员增加对会议知识的了解，有助于改进工作质量。

常见会议种类

从大的类别上区分，会议通常可分为三类：

常规会议：这类会议主要是按《公司法》和惯例召开，有一定的程序性和规范性。如股东会或股东大会、董事会、监事会、总经理（或总裁）办公会、中层干部会、员工大会或员工代表大会。

特种会议：这种会议的“特殊性”在于既没有法规规定，又不是例行会议，在会议的 时间、规模、议程上也不受限制，通常是以经济、贸易、技术等为主要内容的多边主体的一种会议形式。如庆典型会议、会展型会议及招商引资经贸洽谈会等其他会议形式。

专业会议：该种会议是指为了解决企业内部经营、生产、管理等过程中的实际问题而召开的一种会议，一般没有固定模式、规定时间、参加人数，而是依据企业的具体情况来定，定期或不定期召开。比如企业的安全生产会议、质量检验会议、技术研究会议、财务分析会议、保卫工作会议、新品研发会议、市场开发会议、防治污染会议、环境卫生会议、宣传公关会议、后勤保障会议、员工生活管理会议等。

那么，如何高质量做好会议管理？

会前筹备

一般情况下，不同种类的会议，其筹备方式也会有所区别。我们透过纷繁芜杂的会议表象，从中总结出筹备会议的一般步骤，从而为读者朋友提供参考。

1.确定会议名称

会议名称即会议的主题，如“销售分析会议”等。规范的会议名称通常由三部分组成，分别是会议范围、会议内容和会议性质。

2.初步确定会议步骤

会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序，是会议程序的基础：程序是对会议各项活动，如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等，按照先后顺序做出安排；日程是对会议的活动逐日做出安排，是程序的具体化。一般来说，会议步骤是会议有序进行的保证，一经确定，不可随意变动。

3.草拟会议通知

会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点和食宿地点、与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人支付的费用、主办单位、联系人和联系电话等要素。

4.会议经费预算

会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会议物料制作费、会务组和工作人员的房费、摄影摄像费用等。有时需要邀请专家前来，还要涉及支付给专家的讲课费、交通费等。

5.办理会议报批

企业举办或参与的一些重要的会议通常需要领导审批。为此，行政部门在向上级领导提出会议请示时，应该讲清开会的理由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况等。

6.下发会议通知

下发会议通知时要注意两点：一是会议通知下发要及时、适当。下发过早，参会人员容易遗忘；下发太迟，与会人员可能来不及准备参会，从而降低会议的出席率。二是会议通知发出后要抓反馈，尽可能索要会议回执。行政部门在会前1～2天还要与参会者再次联系，以确保与会人员能够按时参会。

7.准备会议材料

会议材料主要有三种：一是会议文件，包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件；二是讲话材料，包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料：三是会议主持稿。

8.选择布置会场

凡是开会，总不可避免地需要借助一定的场所。会场条件的好坏、舒适与否，对与会人员的心理会起到不可忽视的作用，甚至直接影响会议的效果。因此，行政部门要重视会场的选择和布置。

9.明确人员分工

一般来说，会议的会务人员可以分为三组：一是秘书组，负责会议文件、领导讲话稿等材料的起草，整理会议记录，编发会议简报和会议材料的归档等工作；二是材料组，负责会议物料的设计、制作、购买；会议材料的装袋、分发以及会议的签到等工作；三是接待组，负责与会人员的食宿安排、会场布置以及工作人员的安排，如礼仪人员、服务人员和摄影人员等，此外还要做好会议经费的预算工作。

10.会前全面检查

会前的全面检查是进一步落实会议准备工作的重要环节。为了进一步提升会前检查的质量，一般要邀请有关领导亲临现场给予指导。会前检查一般分为三个步骤：一是听取会议所有筹备人员的口头汇报；二是到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置工作；三是针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。

会中管理

一场会议开始正式举办后，就进入了会议期间管理的环节。一般来说，行政部门及行政人员在会议期间的管理工作主要包括以下内容。

1.会议签到

为了准确了解与会人员的出席情况，在会议开始时，会务人员要根据会议分工做好入场签到工作，统计好出席、列席和缺席人数。

2.接待与会人员

会议期间要安排若干专人做好相关接待工作。对于大型会议，在必要的情况下，相关领导可能要亲自接待来宾。在接待与会人员时，会务人员要注意接待礼仪、规格等。

3.管理会议资料

当会议资料较多时，资料的管理也成为会议工作中的难点。会务人员不仅要将资料分类，还要掌握好资料的剩余量，做到对会议资料心中有数。

4.跟踪会议进程

当会议议程发生变化时，会务人员要及时通知每一位与会人员，对于无法处理的问题，相关领导和会务人员要及时进行协调。会议工作人员还要记录会议期间的电话、传真，做到及时处理各类信息。

5.做好会议记录

在会议期间，会务人员还要安排专人如实做好会议记录，记录的措辞要符合实际且简明扼要。

6.保障现场通信畅通

在会议中，保持通信畅通是开好会议的基本条件。因此，在选择开会地点时，应重点考虑通信条件。对于需要做好保密工作的会议，可以规定与会人员在一定时间内不得与外界联系，但必须保证会议内部之间的通信畅通。

7.会议保密措施

在实际工作中，有些会议是需要做好保密措施的。比如，产品鉴定会一般会涉及公司的研发机密，在这种情况下，会议的保密工作就显得十分重要了。为此，会务人员要做好会议现场的保密工作，严格执行企业有关保密工作的规定。

8.协助做好新闻报道工作

一些具备一定社会影响力的会议，也常常为新闻界所关注与报道。对此，会务人员应根据会议的纪律、规定和相关领导的指示，协助记者等新闻媒体从业者做好报道工作。

9.举办会议活动

主要包括会议参观活动和会议文体活动。会议参观活动是把参观会议本身作为主要内容，以增加与会人员的感性认识，或者是在会议休闲期间组织相关参观活动：会议文体活动是为了活跃会议气氛会场租用，在会议间歇时间组织与会人员开展喜闻乐见的文体活动等。

10.做好会议后勤工作

主要包括安排与会人员食宿和交通、组织会议安保、进行会场清洁、会场布置与调整等。

11.处理会议突发事件

在会议期间若发生意外事件，会议工作人员则应首先尽快通知相关责任人，并立刻调动相关资源予以处理，必要情况下，及时通知上级领导，反映问题，并征求相关处理意见。

会后管理

在实际工作中，不少人只重视会议筹备与会议期间的工作，会议一结束，就自认为“完事大吉”，这种认识其实是不妥的。一般来说，会议结束后，具体组织会议的行政部门还有些后续的事情要做。

1.检查会后现场

会议结束后，会务人员要做好会场检查工作，查看是否有遗漏的物品。会务人员可实行清单检查制，即按照会议之前的设备清单予以核实，然后回收剩余的资料、文具、礼品等。

2.清理会后现场

检查会后现场无误后，对于在本公司召开的会议，会务人员要及时清理会场留存的相关物品，确保会场干净、整洁；对于租用场地的会议，则要将属于公司的物品整理、清点好，以防遗漏。

3.评估会议

会议结束后，会务人员要对会议进行评估，总结本次会议中出现的问题及不足，扬长避短，以确保会议组织质量与效果，从而为下一次组织更高质量的会议做准备。

4.收退会议文件

这是指会议工作人员在会议结束时，根据规定清理会议上发的文件，并将其退回组织会议的行政部门。该项工作主要在机密程度较高的会议后来做。

5.对会议文件进行立卷、归档

在会议结束后，依据会议文件的内在联系将会议文件予以整理，归入档案。该项工作是会议结束后的一项重要工作。

6.催办落实会后事务

对于会议上决定的相关事项，在会议后，行政部门往往还需负责相应的催办工作，从而确保落实。

7.处理会后其他事务

主要包括送别与会人员、处理遗忘物品、寄感谢信、打印会议记录、印发会议纪要和决办通知等。

8.制作会议简报

在实际工作中，有些简报是在会议期间编发的，用以介绍会议的最新进展；有些简报是在会议之后编发的，用以通报会议的相关内容。一般来说，编写简报需要经过记录、构思、整理和校对4个环节。

9.会议费用报销

当会议结束后，会务人员往往要报销所有的会议费用。会务人员要依照规定将所有会议费用清单按时交给财务部门，由财务部门审核。

每一场会议下来，负责组织会议的企业不可避免地要支出一定费用。如何确保会议费用不浪费，控制好会议成本呢？

会议成本管控

开会通常需要耗费一定的成本，成本的计算公式为：

会议成本=会议工时成本 + 效益损失成本 + 会议直接成本

所谓“会议工时成本”是指将与会者的会议准备时间、到达会场需要的时间以及会议工作人员的时间等因素转化为金钱成本。这个金钱成本主要由与会者和会议工作人员的平均工资构成。

所谓“效益损失成本”是指由与会者参加会议，离开原来的工作岗位而造成的生产、管理、市场反应的滞后等损失。举例来说，在公司的周例会召开时，可能正好有潜在客户打来电话，由于前台或者秘书未能恰当地处理好，造成这项本可能成交的业务归于失败。这就属于一种效益损失成本。

“会议直接成本”包括与会者到达会场的交通费用以及会议期间的食宿、会场的租金、物料等费用。一般来说，这些费用都比较直观、清晰会场租用，也比较容易预估和统计。

在了解会议成本的构成之后，接下来要面对的是如何有效控制会议成本。这里可以根据优化会议成本的三个构成因素，探讨降低会议成本的方法。

“会议工时成本”涉及人员越多，占用人员的工作时间越多，无形当中在会议期间支付的薪酬就越多，工时成本就会越高。因此，行政部门作为具体组织会议的部门，应该了解清楚会议需要哪些人参加、不需要哪些人参加，这样有利于尽可能降低不必要的工时成本。

当然，参加会议的人员数量要控制合理，既不宜太多，又不宜太少，要根据实际需要来定。另外，会议组织者要控制会议按流程进行，掌握好时间，尽量不要推迟或延长会议；对每个与会者的发言时间应该酌情限定。为了确保会议做出的决定能够予以实施，会议得出的决定和结论应该落实到部门或人，并严抓执行，必要时安排会后跟踪，以确保会议的决定和结论能够有效实施。

关于“效益损失成本”，行政部门在组织会议时，应该明确通知与会人员要交代好业务情况，从而确保与会人员在开会期间也不会影响正常的业务往来。同时，与会者要明确会议目的，做到事前准备充分，发言有的放矢，以积极、正面的心态面对会议，从而使得自己参加的会议有效果。

关于“会议直接成本”，对于公司内部的会议，一般来说，由于基本不涉及场地租金、交通费等费用，因此产生的直接会议成本非常低；对于在公司外召开的会议，就要考虑租用场地、交通位置是否方便、住宿费用等问题，要在确保不影响会议规定质量的前提下，尽可能降低不必要的会议成本。

总的来说，在企业的发展中，很多好的决策就源于会议。当然，会议不宜过多，要努力让每一次会议都开得充实而有必要，并积极落实会议中形成的各项决策，即让会议“接地气”。这样，不仅会议成本得到管控，而且从会议中获得的效益能更好地促进企业的发展。

摘自：《一本书读懂行政管理》（肖文键 著）