引言：

发布会，作为现代商业社会最重要的活动之一，已经成为一个被广泛接受和认同的仪式。现如今，如何举办好一场发布会越来越为人们所重视，甚至，上升到方针战略的高度，今天我们就来好好介绍下“如何做好发布会的前期准备工作”。

场地的选择和预定

无论是要举办发布会、招商推介、又或是酒会、年会，场地的选择和预约都要提前进行。

一般来说，事件类型的发布会或者to B类型的产品发布会，人数都不会特别多，一百多人到三五百人是比较普遍的情况，对于场地的要求也就没有那么高，根据自身活动特色选择合适的场地，提前两三周预定即可。

像苹果、锤子、小米这类科技巨头的产品型发布会，或其他大众消费类产品的发布会，对于场地要求就会非常的高，参会人数从六百人到两三千人是非常常见的，而且一般都要提前三个月到半年确定发布会日期，这时就比较麻烦。

在很多大城市，大型专业场馆的数量是严重偏低的，以丫空间覆盖的五大城市为例，设施良好的大型场馆都是需要提前半年或一年订档期的，这样的时间周期，不确定因素导致的变化会非常多，这种情况下，为了确保万无一失产品发布会场地，最好和场地方进行深度协商，或者提前准备场地应急预案。

发布会的时间安排

发布会时间的安排其实非常讲究，从战略上来说，绝大多数的企业发布会，本质上是为了媒体而召开的。

既然大费周章的举办了一场发布会，就商业宣传而言，为了保证事后传播的有效性，举办的时间，比较合理的安排是周二到周四的下午，这其实是为了给媒体工作者提供方便。

这种时间安排的逻辑是这样的：一般来说，一周开始的第一天，需要处理的事务都会比较繁杂，于媒体工作者而言，答应来现场也来不了的可能性会很大。周五过来参加之后报道没有问题，但周末的新闻会严重损失传播量。尤其需要注意的是，媒体工作者晚睡晚起的情况很常见，所以安排在上午是不太好的。

发布会现场的技术支持

就丫空间目前所覆盖的场地来说，Wi-Fi、投影机、荧幕、麦克风、音响设备等都属于基础设施。

超大型场地的活动，对舞台、灯光、音响、投影或LED屏幕等技术支持要求非常高，需要提前布置，企业可以选择承接大型活动的专业公司，但这种情况下，需要公司的市场或者公关部门里有基本了解相关业务的同事，否则到了活动当天，出现各种技术故障或是效果得不到保障的情况，是大概率事件。

通常出现这一类的问题，无外乎两种情况，一是公司不够专业，二是实施过程偷工减料，所以对于服务商的选择，甄别优劣显得尤为重要。丫空间引入了100+优质服务商，个性化的整体服务方案，对于预算有限的公司来说，是一种相对省心地选择。

发布会相关的物料准备

发布会必备的物料包括门票、海报、邀请函、X展架、易拉宝、大尺寸喷绘的展板或者背景板等等。

会议当天，要在舞台上用到的物料，其实主要就是大荧幕和宣传需要用到的幻灯片，一般来说，准备充分的企业活动，物料里还包括烘托气氛的开场视频。如果是产品型发布会，产品的广告视频和制作精良的3D宣传片也是必要的。

另外，在活动结尾处播放一段描绘企业美好前景的煽情视频，是非常常见的结束形式。如果发布会过程中有座谈或者签约仪式之类的安排，需要提前准备好座椅、桌子等物料，具体物料的清单，每一家企业做的都差不多，差异体现在物料的制作水准和风格及调性上。如果企业内部没有懂行的人，最好交给可信的专业团队来处理。

发布会的主持人

对于大部分公司来说，发布会这种活动虽然不一定要请明星产品发布会场地，但请一个专业的主持人还是非常有必要的。

像所有活动一样，企业的发布会上几乎是一定会出现各种各样的尴尬。比如，领导胡乱说话导致的尴尬；比如，员工当众拍马屁导致的尴尬；比如，各种原因引起的长时间的冷场导致的尴尬；比如，媒体提问时管理层答不上来顾左右而言他的尴尬。

这种种令人想笑又不能笑的尴尬，会大大降低观众对企业的认同感。一个优秀的、专业的主持人，能最大程度地解决，或至少明显改善这些尴尬的局面。当然，如果你找错了主持人，他会让这种尴尬的局面通通翻两倍。

未完待续。